Auditoria

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA NOCTURNA

VERIFICACION DE LA FACTURACION

Consiste en ordenar todas las facturas, y clasificarlas según las inconsistencias que presenten, y comparar su valor con el listado del respectivo cajero de los diferentes ambientes y salones del hotel.
Las inconsistencias son:

• FALTA DE CARTA SOPORTE
• FALTA DE FIRMA

También hay otro rubro de facturas queson las canceladas en efectivo, estas no requieren firma.

Para constatarme que una factura este bien debo tener en cuenta lo siguiente:

• El contenido básico de cargos es:
ALOJAMIENTO
SEGURO HOTELERO
CARGO FIJO-TELEFONO LOCAL
DESAYUNO BUFFET

• Además de todo esto hay facturas que contienen CONSUMOS, los cuales deben estar soportados con su respectivo CHEQUE CUENTA, esto esmuy importante y debo anotar las facturas que no tengan soportes o que les falte alguno de estos cheque cuenta.

• Tarifas de IVA

10% PARA ALOJAMIENTO Y LAVANDERIA
16% PARA EL RESTO DE CARGOS
0 SEGURO HOTELERO
• Las firmas de aceptación de una factura de CXC que son de las empresas son muy importantes.

• En otra pila ordeno RECIBOS DE CAJA, y PAIDOUTS
Paralos PAIDOUTS, debo mirar que tengan el visto bueno del ejecutivo en turno.

• Las cartas que respalden las facturas de las empresas, tienen las condiciones o lo que se debe consumir por la persona que esta mandando, por ejemplo, cuando dentro de las condiciones no incluyen licores, y la persona consume un cóctel o una botella, esta debe cancelarla con una factura aparte en efectivo, ya queexiste el riesgo de que la empresa devuelva la factura

ORGANIZACIÓN DE LOS CHEQUE CTAS DE TODAS LAS CAJAS DEL HOTEL

De todas las cajas del hotel me van a llegar todos los cheque cuentas generados durante el día, con su correspondiente resumen. Lo que debo hacer es ordenarlos según el consecutivo, y revisar que el valor y el numero coincidan con este resumen.

LOS RESUMENES DE LOS CHEQUECUENTAS VAN APARTE

VERIFICACION DE LOS EVENTOS

Solicito al cajero en turno un listado de los eventos del día. Este listado lo comparo con informe que recibo de Ventas por e-mail, que debe ser igual tanto el valor como las condiciones del contrato.
A veces hay modificaciones en las condiciones del contrato, por eso no coincide con el listado inicial, o también puede suceder que no envíen elmail, todo esto debo informarlo en el mail o informe final.

REVISION Y CIERRE DE FOLIOS DE LOS CHEQUE CUENTA DE FUNCIONARIOS HBP

Estos cheque cuentas son los que se generan por el consumo de funcionarios del hotel, y deben estar debidamente firmados y autorizados. Esta opción la encuentro en:

RECEPCION = CARGO A FOLIOS = DIGITO EL # DEL FOLIO,

Entonces me dirijo a la opción de Estado deCuentas en donde verifico el CODIGO DEL CARGO, y me voy a ADICIONAR (+), en donde digito el valor, el código del cargo, la clave, y los demás datos. Verifico que el saldo del folio sea igual a (0). Esto es muy importante.

PROCEDIMIENTOS FRECUENTES DE LA AUDITORIA NOCTURNA

AJUSTES
Para realizar ajustes, debo ingresar a

• RECEPCION (ZEUS) CARGO A FOLIOS, si el FOLIO ESTA ABIERTO• RECEPCION ACTUALIZACION EN FOLIO CERRADO si el FOLIO ESTA CERRADO

Debe haber un Comprobante de Corrección Diario, y debe estar firmado por el cajero en turno, por la Jefe de Recepción, por el Jefe de Alojamiento, o el Ejecutivo en turno y debe estar explicado el concepto por el cual se hace el ajuste, especificando al máximo la razón por la cual se hace el ajuste.

Luego le doyAGREGAR UN REGISTRO (+)
CODIGO DE CARGO 1
VALOR: OJO EL VALOR DE LA TARIFA SIN IVA
CUENTA: CREDITO
FACTURA MAESTRA
FORMULA: ES LA FECHA O SEA: AA MM DD E
EJEMPLO: 2006-04-20
Y le damos la opción de grabar, después VERIFICO EL CARGO DE LAS PERSONAS, con la opción que tengo al lado.

AJUSTES E IVA

Alojamiento = Sin IVA
Desayuno = Sin IVA
Seguro hotelero = Sin...