Auditoria

EXTRACTO INFORME DE LABORATORIO (Fines académicos)

I.

ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD Y SUS LIMITACIONES.

1.

Carencia de efectividad de la aplicación de la estructura matricial.

Observación: La Universidad a definido una estructura matricial, tendiente a generar un apoyo que signifique un ahorro de costos y por ende una ventaja competitiva con respecto a sus competidores. En la prácticase observa que el funcionamiento de estas unidades de apoyo no han sido efectivas en esa misión y el laboratorio presenta notorias deficiencias en cuanto a sus fuentes de información financiera, así como tampoco su gestión de cobranzas o en la definición de sus políticas crediticias, del mismo modo la aplicación de un esquema rígido en términos de su estructura de personal, no le permite competiren los términos requeridos por el sector industrial donde participan.

Efecto: Producto de lo descrito en la observación, se aprecia que el apoyo a la gestión del laboratorio se encuentra desarticulado y en vez de representar una ventaja, está le impone un costo que le dificulta la obtención de la autonomía y el autofinanciamiento. Esta situación representa una pérdida de competitividad, queimpide el desarrollo de esta unidad de negocios.

Recomendación: Atendiendo la importancia que representa el generar un adecuado funcionamiento de todas las unidades productivas de la Universidad, se requiere definir responsables de monitorear al menos dos veces al mes las necesidades de las Unidades productivas, y que a la vez resuelvan los problemas detectados con una velocidad adecuada, esdecir, entre 24 a 48 horas de producido el requerimiento. Basado en este esquema podremos desarrollar la eficacia de los procesos de

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facturación, cobranzas, adquisiciones, etc. Y con ello aprovechar la ventaja que impone este sistema cuando es ejecutado correctamente.

2.

Proceso de venta, facturación y cobranza.

Observación: El proceso relacionado con laprestación del servicio, la facturación y la posterior cobranza no se encuentra adecuadamente articulado por lo que no es posible asegurar la integridad de la facturación de los servicios prestados, del mismo modo una vez facturados los servicios, los procesos de cobranza son extemporáneos y con baja efectividad. Lo anterior se puede apreciar en el siguiente comentario: 1. 2. 3. El ciclo comienza conel requerimiento del cliente quien solicita el servicio de certificación de calidad. Laboratorio resuelve el requerimiento con la prestación del servicio solicitado Laboratorio emite el documento con el detalle del servicio al departamento de

contabilidad y este procede a emitir la factura correspondiente y despacharla al cliente. La gestión de cobranza corresponde a un departamento de laUniversidad que no se encuentra vinculado al Laboratorio.. Como efecto colateral se pudo establecer que el saldo de incobrabilidad supera los MM$10

Efecto: Atendiendo que la facturación y cobranza de los servicios representan uno de los procesos vitales para la obtención de recursos para la consolidación del capital de trabajo y la generación de un patrimonio susceptible de transformar en capitalproductivo y de desarrollo del laboratorio no podemos perder una parte de los recursos generados por no contar con los mecanismos adecuados para lograr recuperar un alto porcentaje de la facturación. De otra manera, el subsidio que deberá continuar proporcionando la Universidad será cada vez mayor.

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Recomendación: Distribuir la cartera de clientes entre clientesrelevantes y otros clientes. Para efectos de la atención de los clientes relevantes se sugiere esta sea coordinada directamente por su Director asegurando la calidad del servicio otorgado así como también que la recuperación sea oportuna. En cuanto a los otros clientes, se sugiere que ellos reciban el servicio que debe ser cancelado en efectivo o en su defecto documentado con cheque a treinta días lo...