Auditoria

Acerca de cómo diseñar una base de datos
Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.Pasos para diseñar una base de datos:
* Determinar la finalidad de la base de datos.
* Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
* Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
* Identificar los campos con valores exclusivos.
* Determinar las relaciones entre las tablas.
* Precisar el diseño.
* Agregar datos y crear otros objetos de la basede datos.
* Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

Determinar la finalidad de la base de datos: El primer paso para diseñar una base de datos de Microsoft Access es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (lastablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadassimilares a la que va a diseñar
DISEÑO DE TABLAS
Tablas vista diseño.- Cuando se crea una tabla se especifica el nombre del campo (un máximo de 64 caracteres) en la misma fila y el tipo de datos que contendrá definiendo la naturaleza de los mismos. De hecho, haciendo click sobre las filas debajo de Tipo de datos, aparece una flecha que, activada con un click, abre un menú desplegable en cuyo interiorpodemos escoger entre:
Enfoque | Tipo de datos | Tamaño |
Texto | Texto o texto con números que no precisan de cálculos matemáticos como un número de fax | Hasta 255 caracteres |
Memo | Texto largo o texto numérico | Hasta 65.535 caracteres |
Numérico | Números utilizados para cálculos matemáticos. El predefinido es Entero largo | Aprox. entre -2 mil millones y +2 mil millones |Fecha/Hora | Valores fechas y hora para los años entre 100 y 9999 | |
Moneda | Valores para divisas que tiene de 1 a 4 decimales | |
Contador | Número secuencial unívoco | |
Sí/No | Contienen un único valor entre dos: Sí/No On/Off | |
Objeto OLE | Texto o texto numérico utilizado como dirección para un vínculo hipertextual | |
Asistente para búsquedas... | Crea un campo que permiteseleccionar valores de otras tablas | |

Añadir un campo.- Para añadir un campo, cuando dudemos sobre qué nombre asignarle, o sobre el tipo de datos que contendrá, podemos recurrir al generador de campos. Para añadir un campo se debe:

-Hacer click en la fila en la cual se desea añadir un campo

-Hacer click sobre el botón derecho (menú contextual) y seleccionar Generar.

-Seleccionar unatabla del cuadro "Tablas de ejemplo"

-Seleccionar un nombre del campo del cuadro "campos de ejemplo".

-Seleccionar Aceptar.

Para especificar el tipo de datos, ya que por defecto aparece siempre "texto", es suficiente con hacer click sobre la flecha que aparece y seleccionar los datos deseados del menú que aparece.

Nueva disposición y supresión de campos.- Para desplazar un campo se debe:-Seleccionar el campo sobre el selector a la izquierda del nombre del campo

-Hacer click nuevamente sobre el selector y arrastrarlo a su nueva disposición

Para eliminar un campo es suficiente con seleccionarlo y pulsar la tecla Supr.

Guardar una tabla.- Después de haber añadido un campo a una tabla se selecciona el comando Guardar como del menú Archivo y se escribe el nombre deseado....