Auditoria

Auditoria
Área: Cartera

Planeación:
Objetivo: Analizar el desempeño realizado por la persona o grupo encargado de esta área y así poder identificar las falencias existentes.

Estudio Preliminar:
Misión: Dar a conocer nuestros productos en el mercado garantizando la comodidad y seguridad de nuestros clientes, de esta manera reducimos los riesgos de accidentes laborales.
Visión: ser unaentidad sobresaliente frente al mercado. Posesionando nuestros productos como los más accesibles tanto económicamente como por su calidad.
Políticas:
.Realizar todo trabajo con excelencia.
.Todos los miembros de la empresa deben mantener un comportamiento ético.
.Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional. Ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para laque esté debidamente capacitado.
.Ante todo tener presente principalmente la seguridad de nuestros trabajadores.
.Difundir permanentemente la gestión de la empresa en forma interna y externa.
.Mantener en la empresa un sistema de información sobre los trabajos realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes operativos.
.Preservar el entorno ambiental y la seguridad de lacomunidad en todo trabajo

Organigrama:

La ubicación del departamento de cartera en el organigrama de tu empresa, debe estar administrativamente ubicado en el área financiera ya que el incremento de las ventas aumenta las utilidades y la gestión de cobranzas, hecha en forma oportuna y efectiva, evita grandes pérdidas que apuntan hacia beneficios económicos para la empresa. Igualmente, larecuperación oportuna de la cartera habilita al ente para cumplir con sus compromisos económicos, librándola así de nuevas cargas financieras y permitiéndole hacer nuevas inversiones.
El ente debe contar con el perfil de cada uno de los funcionarios del departamento de cartera, principalmente los del gerente, supervisores y cobradores

Gerente de Cartera: Encargado de supervisar y coordinar las actividadesdel área y el desarrollo de estas por la organización del departamento.
Supervisor de Cobranza: Debe ser una persona que tenga no solamente los conocimientos básicos sobre administración de cartera y técnicas de cobro, sino además posee amplios principios sobre lo que es supervisar y los elementos de sicología, necesarios para poder conocer y orientar a los cobradores.
Cobradores: Deben serpersonas con un buen nivel académico, con suficientes capacitaciones, que haga de ellos verdaderos profesionales y no unos mensajeros o recoge- cheques.
Una de las cualidades más importantes, son las relaciones humanas y la seguridad en sí mismos un cobrador lo hace la experiencia.
Entrenamiento:
.Deben estar actualizándose permanentemente cambios de sistemas.
.No solo técnicas de cobro sinotambién la inducción del área de ventas ya que la persona deberá conocer del producto.
.Tratar el aspecto humano.
Características:
.Confianza en sí mismos.
.Iniciativa.
.Prudencia.
.Honestidad.
.Puntualidad.
.Presentación personal adecuada.
.Espíritu de colaboración.
.Facilidad de expresión.
.Memoria.
.Conocimiento ( de si mismos, clientes, empresa, técnicas de cobranza…)

Organización:Existen dos tipos de auditoria frente a esta área:
Centralizado: Es aquel donde las oficinas centrales realizan todas las operaciones. No existen otras oficinas o sucursales y si existen no pueden tomar decisiones sin la previa autorización de la oficina principal o central.
Descentralizado: Es aquel donde las sucursales operan en forma independiente, razón por la cual realiza la totalidad delas funciones relativas a su actividad basadas en las políticas y en procedimientos de la dirección nacional de cartera y bajo el lógico control de esta.

Principales actividades:
Revisión de pagos y descuentos: Es importante esta actividad para tener al dia los estados de cuenta y para vigilar la morosidad de estas. Los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos, habrá que...