AUDITORIA

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1 OBJETIVO

Controlar la documentación requerida por los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC), Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA), y Gestión en Control y Seguridad (SGCS) implementados en la Organización, asegurando el uso correcto de la información.

2 ALCANCE / POLÍTICAS

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros de losSistemas de Gestión en Agencia de Aduanas Merco Nivel 1 (AAM), Servitransa S.A. (ST), Merco Cargo (MC), Opermerc Andinos S.A.S. (OM) y Merco Logistic Group International S.A.S (MLGI).

Las políticas a tener en cuenta son:

Las copias a terceros sólo serán autorizadas por la Gerencia General o en su ausencia, por el Representante de la Dirección y se identificaran como Copias No Controladas.Los Documentos originales del Sistema de Gestión serán incluidos dentro del Sistema de Copias de Seguridad (ver Guía para realizar las copias de Seguridad a los Sistemas de Información)
Los documentos son identificados por su nombre, acompañados de la versión y fecha.
Las versiones vigentes de los documentos y formatos se encuentran disponible en la página web http://www.merco.com.co/calidad/.Cualquier copia impresa de los documentos del Sistema de Gestión no es considerada válida, con excepción de los formatos del Sistema de Gestión de Calidad.
Todo Formato/Registro debe ser legible, sin tachaduras o enmendaduras.

3 DEFINICIONES
Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento, documentado, plano, informe, norma.

Especificación:Documento que establece requisitos.

Manual de la Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de la Organización.

Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que especifica el sistema de gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la Organización.

Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados debenaplicarse, quien debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato específico.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

Listado Maestro de Documentos: LMD

Matriz Controlde Registros: MCR

Matriz de Requisitos legales y otros en seguridad, salud ocupacional y ambiente: documento que contiene la información de la identificación de requisitos legales y otros aplicables en Seguridad, Salud y Ambiente, cuya finalidad es simplificar la búsqueda de la normatividad, la actualización y la evaluación del cumplimiento.

Matriz de Identificación de Aspectos e Impactosambientales: Documento que especifica los aspectos Ambientales asociados a las actividades y operaciones realizadas por la Organización para asegurarse de que estas se ejecuten de tal forma que permita el control o la reducción de los impactos adversos asociados con ellos.

Matriz de identificación de Peligros y Valoración de Riesgos: Documento que contiene la información del reconocimiento ydefinición de los peligros y sus características, que tienen influencia significativa en la generación de riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores.


4 PROCEDIMIENTO

4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

ETAPA
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
EVIDENCIA
1
Inclusión, Modificación o exclusión de Documentos
Para la inclusión, modificación o exclusión de un documento se debe diligenciar elformato REGISTRO DE CAMBIO, describiendo el cambio generado.

Los borradores de documentos se deben elaborar de manera coherente y debe ser adecuado a las necesidades de la empresa.
Responsable del Proceso/Actividad donde aplica
Borrador del documento (Inclusión/ Modificación)



Registro de Cambios a los SG
2
Revisión y Adecuación de Documentos
El Responsable del Proceso/ Actividad envía...