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Organización Archivos RESUMEN La realización de este estudio permitió dar soluciones para mejorar las labores desempeñadas en el departamento administrativo de la empresa CIPCA, donde, la detección de ciertas fallas como: falta de organización de los documentos digitales, retrasos, desconocimiento de funciones y pérdidas de tiempo, condujeron, principalmente, a la elaboración de un manual deprocedimientos para evidenciar la organización de la documentación y el diseño de formatos para estandarizar sus procesos administrativos, determinándose así, la situación actual del área y los procedimientos mediante observaciones directas, entrevistas no estructuradas y con el uso de gráficos y esquemas; además, este proyecto está desarrollado bajo las condiciones de investigación de diseño noexperimental de tipo descriptiva, sirviendo como una herramienta útil para que el personal administrativo oriente de manera precisa y controlada todas las actividades que realicen hacia la obtención de las metas de toda la organización, garantizando por su parte, un incremento en la operatividad y eficiencia de la misma. Carpetas Manual Documentos


En la empresa Consultora de IngenieríaPeñalver, se encuentran en pro de la ejecución de planes para el aseguramiento de la calidad, y en mejoramiento continuo de sus procesos, para atender eficazmente las necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, es por ello que se evidencia la importancia de la realización de manuales como un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbode sus esfuerzos hacia el logro de los objetivos institucionales, además que contribuye a la creación de lineamientos y descripción de procedimientos para guiar a sus trabajadores a la hora de realizar sus trabajos.   Por consiguiente, se presenta este trabajo, el cual tiene como meta la elaboración de un manual de procedimientos para la organización de los procesos administrativos que se realizanen la empresa CIPCA, determinándose así, la situación actual de los procedimientos mediante observaciones y entrevistas hechas al personal, principalmente, detectando las causas primordiales que generan inconvenientes en los procedimientos y diseñando formatos con la utilización del programa Microsoft Excel.   INTRODUCCIÓN


CAPÍTULO I EL PROBLEMA (Gp:) Antecedentes (Gp:) El personal quedesempeña la función administrativa ha sido reemplazado en varias oportunidades, lo que ha propiciado que cada quien agregue un estilo diferente al momento de ejecutar sus tareas. La responsabilidad de capacitar y guiar a este personal se asienta en la gerencia, donde deben ocuparse de asuntos altamente estratégicos para garantizar la productividad y el rendimiento de la empresa en el tiempo, resultandocontraproducente cuando ocurren cambios constante del personal de administración. Incluso, se observa que la información no está archivada en el mismo orden específico, al igual que se encuentra información duplicada o redundante. Por lo expuesto, se considera que el tiempo invertido por el personal para realizar las labores asignadas y los esfuerzos que deben hacer los encargados paraadiestrarlos deben reducirse, además de estandarizar las labores. (Gp:) Problemática (Gp:) La carencia de lineamientos y pasos para la ejecución de actividades inherentes al departamento administrativo de la empresa CIPCA.


(Gp:) Posibles Causas (Gp:) Políticas de mejora continua de la empresa orientadas sólo a la parte de producción. Falta de identificación y caracterización de las deficiencias de estaárea. Desconocimiento de operaciones de trabajos inherentes a las actividades administrativas por parte del personal de esta área. Falta de relación de la administración con las políticas y filosofía de la empresa. Falta de supervisión de las actividades que se ejecutan en los procedimientos de trabajo. No se ha invertido el suficiente tiempo, recursos y esfuerzos en detectar y solventar...