Auditoria

AUDITORIA DE LAS COMPRAS
Y DE LAS CUENTAS POR PAGAR
Básicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contraídas por las compras de mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa.
También están aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideración de proveedores.

Compras y cuentas a pagar.Descripción
Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.
En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número defactura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.
Concepto de las partidas que integran el componente.
Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa­rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.
Si sonpagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.
Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras oindemniza­ciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).
Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.
Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, conlos de los suministradores.
Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
Las Cuentaspor Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayoresde las Cuentas por Pagar coincida con los de las cuentas de control correspondientes.
Importancia relativa de las partidas que integran el componente
El Sistema de Compras y Pagos, es la denominación con que internacionalmente se define el conjunto de instrumentos o medios, instituciones, procedimientos y sistemas de comunicación y de información que se establecen para organizar la ejecuciónde los cobros y pagos entre las personas jurídicas y naturales, derivadas de la compra-venta de mercancías y servicios y para realizar mediante diversas formas las transferencias de los correspondientes recursos financieros entre las partes interesadas, fundamentalmente a través de sus cuentas bancarias.
El mismo afecta sensiblemente la eficiencia de la política monetaria establecida o que sepretenda establecer, por lo que sus modificaciones, prácticas y conceptos deben estar identificados con los objetivos a corto y mediano plazo de dicha política.
Los instrumentos de cobros y pagos tienen diversas formas, modalidades y posibilidades de utilización.
Para el análisis y revisión de las cuentas por pagar se debe seleccionar una muestra representativa de proveedores no menor del 10%...