auditoria

Cordial saludo:

Atendiendo a los compromisos adquiridos en la reunión de Seguimiento al Plan de Mejoramiento de Ejecución Contractual y Supervisión, realizada el 3 de abril de 2014, nos permitimos remitir el proyecto de acta sobre la misma, para sus observaciones y firma. Se adjunta el documento y se trascribe en texto en los siguiente términos.


“ACTA No. 002/2014

Ciudad:Bogotá D, C.
Fecha Abril 3 de 2014
Hora: 3:45 a 4:30 p.m.
Lugar: Piso 19 Edificio Avianca, Sala de Juntas de la Oficina Tecnologías de la Información

OBJETIVO:

Continuar en forma concertada con el análisis del Plan de Mejoramiento al proceso de Ejecución Contractual y de Supervisión, entre los grupos de la SECRETARIA GENERAL,que atienden temas del proceso contractual de competencia de dicha instancia.

ASISTENTES: Lista de Asistentes adjunta. (6) personas

1. Lenysol Ariza Lozada – Grupo de Gestión Contractual
2. Maria del Pilar Lopera – Grupo de Gestión Administrativa y Documental
3. Luis Herrera Páez – Grupo de Gestión Financiera
4.- Sandra Gutierrez Gonzalez– Oficina de Control Interno
5.- Paola ReyesRincon – Oficina de Control Interno
6.- Maria Liliana Gutiérrez Mejia – Oficina de Control Interno

ORDEN DEL DÍA:

No. TEMA RESPONSABLE
1 Definición procedimiento para el seguimiento al Plan de Mejoramiento realizado como resultado a los informes de Auditoria de Ejecución Contractual y Supervisión. OFICINA DE CONTROL INTERNO
GRUPOS DE LA SECRETARIAGENERAL
A Verificación sobre dificultades en la implementación del plan de mejoramiento. OFICINA DE CONTROL INTERNO
GRUPOS DE LA SECRETARIA GENERAL
B Verificación sobre avances en la implementación del plan de mejoramiento. OFICINA DE CONTROL INTERNO
GRUPOS DE LA SECRETARIA GENERAL
C Compromisos para el seguimiento. OFICINADE CONTROL INTERNO
GRUPOS DE LA SECRETARIA GENERAL L

DESARROLLO


1. DEFINICION PROCEDIMIENTO:

Se efectuó reunión con el fin de realizar el SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO resultante de los Informes de Auditorías realizadas a la Ejecución Contractual y a la Supervisión Contractual, durante las vigencias 2012 y 2013, suscritos el 21 de Junio de 2013, y el de 22 de noviembre de 2013,atendiendo a la importancia de la interacción intergrupal de la Secretaría General, para la mejora en el proceso contractual.

Se inició análisis conjunto y se presentaron los siguientes comentarios sobre las observaciones No. 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 y la 24, en las cuales interactúan los diferentes grupos que en el proceso tienen incidencia, llegando, en principio, a las siguientes conclusionesgenerales sobre dificultades y avancen, en la implementación del Plan de Mejoramiento:

A. DIFICULTADES:

1) Se evidenció en el seguimiento, confusión y falta de precisión sobre el control a la actividad de supervisión. Los Grupos de Gestion Contractual, Gestion Financiera y Contable y Gestión Administrativa y Documental, entienden que los responsables de la supervisión sonexclusivamente los supervisores y que el control a la actividad de supervisión por parte de la entidad, (verificación de la situación de los expedientes contractuales y seguimiento a la actuación de los supervisores), consideran debe ser realizada por la OFICINA DE CONTROL INTERNO.

Se precisa por las funcionarias asistentes de la OCI, que esta oficina no puede ser juez y parte en la gestión de laentidad, siendo la entidad, la alta dirección, los ordenadores del gasto y la Secretaría General, la que debe garantizar el seguimiento y control efectivo a lo pactado, la correcta supervisión de los contratos y la adecuada gestión del proceso contractual de principio a fin. El rol de la OCI es de evaluador independiente, a través de auditorías.

2) Se evidencio en el seguimiento la...