Auditoria


Guía número 18
Sistema de nóminas de La Confianza, S. A.
Durante la etapa preliminar de la auditoría se llevan a cabo entrevistas con el personal de la empresa y observaciones directas sobre las actividades respectivas, que permiten al auditor identificar el siguiente procedimiento:

*1. El reclutamiento de candidatos para cubrir vacantes se hace mediante anuncios en periódicos.
2. ElÁrea de Recursos Humanos inicia el reclutamiento con base en peticiones telefónicas del Director, Gerente de área o departamento donde se ha generado la vacante.
3. La selección del candidato que será contratado implica tres entrevistas: jefe de reclutamiento,
Director de Recursos Humanos y el futuro jefe de dicho candidato.
*4. No es política de la empresa aplicar exámenes médicos o sicológicos alos candidatos.
*5. La persona contratada debe presentar la siguiente documentación para abrir su expediente:
• Solicitud de empleo.
• Cuatro cartas de recomendación.
• Documentación escolar respectiva.
• Seis fotografías.
• Cédula fiscal y aviso de inscripción al IMSS.
• Constancia de retenciones ISR.
• Identificación IFE.
• CURP.
6. Cuando el candidato ha superado las entrevistas en elárea de Recursos Humanos, se avisa al futuro jefe para que reciba al candidato, lo entreviste y se tome la decisión final.
*7. La contratación se apoya en el formulario AVISO DE ALTA, que deben firmar las tres personas que cubrieron las entrevistas. Dicho aviso no está prefoliado, pues el área de Recursos Humanos no lo considera necesario.
8. El AVISO DE ALTA incluye: nombre del nuevo empleado,nombre y clave del departamento al que fue asignado, puesto con el que sido contratado, fecha de ingreso y sueldo respectivo. El aviso se acompaña con la cédula fiscal y el alta al
IMSS para propósitos de registro, así como por toda la documentación mencionada en el punto 5.


9. A continuación, el Jefe de Nóminas recibe los documentos y procede a dar de alta en el sistema de nóminas al nuevoempleado. Lo hace con base en los documentos ya mencionados. En su ausencia, que es frecuente, la captura la efectúa la secretaria del área.
a. Hecho lo anterior, el Jefe de Nóminas regresa al Jefe de Reclutamiento todos los documentos, inclusive el AVISO DE ALTA, para que se abra el expediente
del empleado.
10. Cada empleado, excepto los Gerentes y Directores, debe checar una tarjeta deasistencia. El día del corte de la nómina, cuatro días antes del pago, el Supervisor
de Sueldos reúne todas las tarjetas de asistencia para separar las que muestran retardos
o inasistencias.
11. Respecto a estos últimos casos, dicho Supervisor obtiene firmas de autorización del jefe del empleado en cuestión. No hay límites para ello en el marco de cada quincena.

12. El Supervisor de Sueldosprocede a capturar en el sistema AS400 los descuentos
por inasistencia de acuerdo con las tarjetas que no fueron autorizadas. Tres retardos superiores a 10 minutos equivalen a una inasistencia.
b. Concluida la captura, el AS400 corre el programa de nóminas y emite el listado respectivo que pasa a revisión y autorización del Jefe de Nóminas. Emite también los recibos individuales correspondientes quequedan bajo la custodia del Supervisor de Sueldos.
13. Con base en las tarjetas que muestran inasistencias, el Jefe de Nóminas hace una revisión selectiva para cerciorarse de su correcta captura. Hecho lo anterior, firma el listado de remuneraciones o nómina, autorizándolo.
14. Aprobada la nómina, el Supervisor de Sueldos la envía al Departamento de Cuentas por Pagar, en Contabilidad General. Unasistente del Contador de pasivos tiene la clave de seguridad para el acceso a la red de banca electrónica con Bancomercio; para enfrentar ausencias, la clave se comparte con la secretaria de este funcionario.
15. Con base en la nómina, el asistente del Contador de pasivos efectúa transferencias de la cuenta bancaria de La Confianza a las cuentas individuales de cada empleado.


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