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INFORME DE HALLAZGOS TUASA


Titulo:

E1 Importancia de implementar un adecuado sistema de control interno en cuanto a procedimientos, regulaciones para los funcionarios en las actividades de recaudación, e indicaciones para la utilización del sistema Unicontrol que se adecue a las necesidades de la institución.


Condición:

De conformidad con las pruebas técnicas aplicadas, sedeterminó que no existen procedimiento escritos para el área de recaudación, las indicaciones se las dan en el 99% de los casos en forma verbal, y para la utilización del sistema Unicontrol no se da capacitación previa, se aprende sobre la marcha y presentan las siguientes deficiencias:


Criterio:

De acuerdo con el componente de control en el artículo 15 de la Ley General de ControlInterno:
ARTÍCULO 15.- Actividades de control
Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspectoque conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de lainstitución.
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
iv. La conciliación periódica de registros, para verificar suexactitud y determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

Causa:

Porque la empresa no lo había considerado como un recurso importante para obtener de la gestión de cada puesto elmáximo en su desempeño.



Efectos:

La ausencia de controles escritos ha generado una inadecuada aplicación organizacional en la evaluación efectiva de los controles implementados, tanto en la parte de la información y aplicación de los procedimientos como en la capacitación para el uso del sistema Unicontrol.

Conclusión:

Al no existir procedimientos ni lineamientos escritos, losfuncionarios no hacen todas las labores asignadas pudiendo alegar ignorancia, de la misma forma al no tener por escrito las indicaciones de cómo funciona el sistema Unicontrol se cometen errores con mayor frecuencia y con repercusiones en los depósitos de los ingresos diarios.

Recomendación:

A la Gerencia General, se debe estructurar por medio de procedimientos las funciones de cadapuesto, tanto para maximizar el resultado de cada empleado como para mejorar el control del ingreso diario y la utilización del sistema Unicontrol.







Titulo:

La Importancia de contar con personal idóneo para cada puesto, asimismo, que cada funcionario promueva dentro de su departamento un ambiente de control positivo.

Condición:

De conformidad con las pruebas técnicasaplicadas, se determinó que de los 6 funcionarios que hay actualmente en Recaudación, 5 cumplen el perfil de cada puesto, solo uno no cumple este requisito, por otra parte la mentalidad del departamento no es positiva en la mayoría de las ocasiones, por lo que esto presentan las siguientes deficiencias:

Criterio:

De acuerdo con el componente de control:
ARTÍCULO 12.- Deberes del jerarca y de los...