AUDITORIA

LAS PREGUNTAS EN UNA AUDITORÍA

Publicado el 19 de julio de 2013 de ISO Calidad 2000
Buenos días:
En el artículo de hoy tratamos la última parte de las entrevistas, las Preguntas. Ya hemos visto la Expresión Verbal, la Expresión No Verbal y la Imagen, y con este artículo cerramos la parte de las Técnicas de Entrevista.
Para comprender mejor el tipo de preguntas y cómo utilizarlas, se sueleusar una estructura según el esquema 5W+H unido a las pregunta de tipo estratégico. De esta unión se puede establecer el esquema de utilización de las preguntas.
Primero, el esquema 5W+H:
El esquema 5W+h está basado en el sistema de redacción de noticias que contesta a estas preguntas What, Why, Where, Who, When y How en inglés.
What /Qué…?
Es la pregunta fundamental para todo auditor quedesea iniciar la recogida de información de una forma eficaz. “Qué” provoca que el auditado empiece a hablar de las tareas que realiza y ello permite entrar inmediatamente en el proceso de examen de la auditoría. El auditor puede empezar a comparar la actuación explicada y las disposiciones establecidas sobre estos aspectos en el sistema de gestión y obtener información de los temas que hay queanalizar más detalladamente o requieren una comprobación de registros y actuaciones.
Why – Por qué…?
El preguntar “por qué” permite el auditor obtener una medida de compresión y propósito de los procesos. De este modo, conjugando “qué” y “por qué”, el auditor puede conseguir comprender lo que se está haciendo y los objetivos de ese trabajo.
When – Cuándo…?
El modo de obtener información sobrecuando debe iniciarse un proceso o actividad y su duración se realiza mediante cuestiones relativas al “cuándo”. Con la información de qué debe hacerse, por qué se hace y cuando debe estar disponible, el auditor ya puede empezar a realizar sus deducciones, pues se empieza a acotar el proceso o actividad objeto de análisis.
How – Cómo…?
El auditor debe comprobar si los procesos se realizan conforme alo establecido en el Sistema de Gestión, y para esta comprobación se emplea el “cómo”. Puede ser que se tenga claramente definido qué debe hacerse, por qué debe hacerse y cuándo debe hacerse pero, sin embargo, cómo debe hacerse presente lagunas, puntos indefinidos o solapes de responsabilidad que produzcan un conjunto de ineficacias en la operación. De esta forma, el auditor comienza laverificación práctica de lo que se ha manifestado en las preguntas previas.
Where – Dónde…?
Para comprobar in situ la realización práctica de los procesos, el auditor pregunta “dónde” se llevan a cabo las actividades. Esta pregunta permite desplazarse a las áreas e instalaciones necesarias y verificar, por ejemplo, la existencia y adecuación de la infraestructura (instalaciones, equipos, máquinas, etc.).Who – Quién?
El auditor debe asegurarse de que están establecidas las funciones en los procesos que está auditando, para esto debe quedar claro las personas responsables de cada tarea y/o actividad.
Segundo, las preguntas en función de la estrategia
En función de la estrategia o finalidad de la pregunta, estas se pueden clasificar en:
Preguntas abiertas
Son las preguntas que permiten alauditor conocer de forma general los procesos, y normalmente se comienza por este tipo de preguntas.
Ejemplo: ¿en qué consiste su trabajo en esta línea de fabricación?
Preguntas de precisión
Son preguntas que permiten una cierta amplitud de respuestas, pero en un abanico más reducido que las preguntas abiertas. En este caso, el auditor ha centrado la investigación en algún aspecto concreto. Estetipo de preguntas se pueden encadenar para aclarar diferentes puntos del sistema.
Ejemplo: ¿Cuantas piezas se revisan en cada sección de la línea?
Preguntas cerradas
Son preguntas que no dejan opción a la explicación por parte del auditado, restringiéndose, en muchos casos, a afirmar o negar. Se emplean para obtener información concreta.
Ejemplo: ¿es usted el responsable de registrar el número...