Auditoria

Control

Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

Requisitos de un buen Control

• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores deplaneación, organización o dirección.
• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

Importancia del control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crearmejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.
Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentosgubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.
Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar losciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregarvalor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad porencima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso decontrol. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Evaluar la función de control

La función de control involucra determinar cuando las tareas actuales de las funciones de los SI, se desvían de las actividades planificadas.

Cuando la alta gerencia controla la función de los SI,surgen 2 preguntas:

1) ¿Cuánto debe invertir la organización en la función de los SI?
2) ¿Tiene la organización un beneficio económico por la función de los SI?

Los auditores deben evaluar ambas.

Con respecto a la primera, los gerentes buscan los promedios del mercado, para determinar cuanto se debería invertir.

Esta estrategia se conoce como benchmarking.

Benchmarking puede serproblemática por que:

1) Refleja una instancia reactiva en lugar de proactiva,
2) Podría desviarse voluntariamente (ej: tecnológicamente atrasados o adelantados),
3) La inversión en la función de los SI podría no estar ligada a la estrategia general de la organización.

La tendencia es que la alta gerencia ve a la función de SI como un gasto y no como una inversión de capital.

Si es una...