Auditoria

Auditoría de Compras*
Simón Pallarés Mellado Doctor Ingeniero Industrial

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a importancia creciente de las actividades de gestión de los “insumos” de la empresa puede llevar, y de hecho lleva, a muchas direcciones a encomendar a terceros la respuesta a la pregunta “¿se están desarrollando correctamente estas gestiones?”.

Estos terceros pueden ser una auditoría interna o una auditoríaexterna. Dado que la auditoría de compras presenta características que la diferencian de la auditoría contable, vamos a hacer un análisis de estas características diferenciales. Una auditoría contable se limita a comprobar si las normas de la empresa se han cumplido en la gestión de compras. Ahora bien, en nuestra práctica profesional hemos visto frecuentemente cómo los auditores contables aceptabannormas que atentaban directamente contra el beneficio de la empresa. Ello es debido a que siendo la gestión de compras una ciencia relativamente moderna, no existen normas o criterios unificados suficientemente conocidos o divulgados. CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA EN COMPRAS Como acabamos de decir, la auditoría de compras no participa de la rica tradición ni de la colección de normas y prácticasampliamente aceptadas de la auditoría contable. Por ello, es frecuente que cada auditor en compras trabaje en forma diferente. Sin embargo, hay características que son o deben ser comunes a todos los auditores de compras. 1º. Es importante que el auditor no se centre en un solo aspecto de la amplia zona de actividades que repercuten en el proceso de compras. Debe tener en cuenta que el objeto noes evaluar un problema específico, ni siquiera el conjunto de actividades del departamento de Compras, sino toda la participación de la empresa en las actividades de compras. 2º. La auditoría debe efectuarse por alguien que sea imparcial y no esté relacionado con las operaciones a investigar. La independencia asegura una evaluación más objetiva. 3º. El trabajo de auditoría debe efectuarse en formasistemática y con una metodología bien definida. 4º. Para que el proceso de evaluación sea provechoso para la empresa, es necesario que la auditoría se vuelva a realizar periódicamente. Mejor que recurrir a un auditor para ayudar a salir a la dirección de situaciones de crisis, es proceder a evalucaciones periódicas que hagan posible optimizar los recursos potenciales de compra. Actuando de estaforma, una auditoría de compras no debe considerarse como una respuesta defensiva a unas pobres prestaciones del departamento de compras. Al contrario, una auditoría de compras debería ser una herramienta de diagnóstico activo que facilite la determinación de problemas y oportunidades y la recomendación, en consecuencia, de lo que hay
Nota: Hay que insistir en la necesidad de diferenciar lafunción de compras, que abarca toda la empresa, de las actividades del departamento titular de compras que sólo asume en mayor o menor grado una parte de esta función.

Compras y Existencias Nº 137 Noviembre-Diciembre2005

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que hacer para mejorar las prestaciones del departamento de compras y, como resultado, la rentabilidad de la empresa. COMPONENTES
DE LA AUDITORÍADE COMPRAS

Una auditoria de compras, no tendrá por objeto solamente la gestión de los suministros, con el examen de todos los aspectos de la función de compras, sino que también llamará la atención de la dirección sobre el potencialmente importante papel de compras en una amplia zona de las decisiones y actividades empresariales. Una completa auditoría de compras deberá estar formada por estoscomponentes. a) Auditoría del entorno. El entorno de una empresa impone variaciones en la política de formulación de objetivos y la planificación de la empresa. Hay, en consecuencia, que evaluar la capacidad de Compras para obtener, condensar y analizar importantes informaciones sobre el entorno. Para comprender más fácilmente la naturaleza compleja del entorno de compras, todos los factores...