auditorias

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL.

Se procederá a efectuar la revisión sistematizada del área a través de la observación y entrevistas de fondo a cuanto a:

a. Estructura Orgánica.

- Jerarquías
- Estructura orgánica
- Funciones
- Objetivos

b.Se deberá revisar la situación de los recursos humanos.

c. Entrevistas con el personal de procesos electrónicos:
- Jefatura
-Análisis
- Programadores
- Operadores
- Capturistas
- Personal Administrativo

d.Se deberá conocer la situación presupuestal y financiera en cuanto a:
- Presupuesto
- Recursos Financieros
- Recursos Materiales
- Mobiliario y equipo

e.Se hará un levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de situación en cuanto a:


- Numero de personas y distribución por áreas.
-Denominación de puestos
- Salario
- Capacitación
- Conocimientos
- Experiencia Profesional
- Antigüedad
- Historial de Trabajo
- Salario y Conformación
- Movimientos saláriales
- Índice de rotación del personal
- Programa de capacitación


f.Por ultimo, se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos.

- Normas y políticas
- Planes de trabajo
- Controles
-Estándares
- Procedimientos

La información nos servirá para determinar:
- Si las responsabilidades en la organización están definidas adecuadamente.
- Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades
- Si el control organizacional es el adecuado
- Si se tienen los objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y están bien definidas.
- Si existe la documentaciónde las actividades, funciones y responsabilidades.
- Si los puestos se encuentran definidos y señaladas sus responsabilidades.
- Si el análisis y descripción de puestos esta de acuerdo con el personal que los ocupa.
- Si se cumplen los lineamientos organizacionales.
- Si el nivel de salarios comparado con el mercado de trabajo.
- Si los planes de trabajo concuerdan con los objetivos de laempresa.
- Si se cuenta con los recursos humanos necesarios que garanticen la continuidad de la operación o se cuenta con “indispensables”.
- Si se evalúan los planes y se determinan las desviaciones.

2. EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANICA.

Para lograr el objetivo de evaluación de la estructura orgánica se deberá de solicitar el manual de organización de la dirección, el cual deberácomprender como mínimo.

- Organigrama con jerarquías
- Funciones
- Objetivos y políticas
- Análisis, descripción y evaluación de puestos
- Manual de procedimientos
- Manual de normas
- Instructivos de trabajo o guías de actividad

También se deben de solicitar:

- Objetivos de la dirección
- Políticas y normas de la dirección.

El director de informática y aquellas personas que tengan uncargo directivo deben llenar los cuestionarios sobre estructuras orgánicas, funciones, objetivos y políticas de los cuales se presentan un ejemplo.

El cuestionario que se presenta a continuación tiene por objeto poder conocer en primer lugar la organización del departamento de sistemas y su dependencia dentro de la organización total.

El departamento de informática básicamente puede estardentro de alguno de estos tipos de dependencia:
a) Depende de alguna dirección o gerencia la cual, normalmente, es la dirección de finanzas.
b) Dependa de la Gerencia General como línea o como asesoria
c) Administración corporativa.


CUESTIONARIO DE LA ESTRUCTURA ORGANICA

Toda esta información nos servirá para determinar:

- Si las responsabilidades de la organización están definidasadecuadamente.
- Si la estructura organizacional esta adecuada a las necesidades.
- Si el control organizacional es el adecuado.
- Si se tiene los objetivos y políticas adecuadas, se encuentran vigentes y están definidas.
- Si existe la documentación de las actividades, funciones y responsabilidades.
- Si los puestos se encuentran definidos y señaladas sus responsabilidades.
- Si el análisis y...