Auditorias

Bogotá, D.C, Mayo 31 de 2010

ACTA DE ENTREGA PUESTO AUXILIAR CONTABLE

Con la presente entrego el acta con todos los procedimientos que me encontraba desempeñando como Auxiliar Contable

1. PROCEDIMIENTO Y REVISION DE COMPRAS:

Erika Pardo es la encargada de entregar los boletines cada semana las fechas estipuladas son el 7, 14,21 y 30 de cada mes; los documentos que entregason:

➢ Compras Aliadas U2 e IMG: Se revisa la relación física con las facturas originales y Notas Crédito, punteando una a una y haciendo las anotaciones pertinentes del caso por ejemplo, si se encuentra mal la fecha, el número de la factura, y el valor; posteriormente Angélica o Erick son los encargados de subir la información a Contabilidad U2, tipo de documento 195 (Compra Formulas), ylas Notas crédito son ingresadas manualmente por un 13 (Comprobante de Ajustes y Reclasificaciones);IMG el tipo de documento 196 (Compra Formulas IMG) y las notas Crédito IMG tipo de documento 187 (Devolución Compras IMG). Se ingresa al modulo de Contabilidad, Consultas, operaciones por facturas, se ingresa la cuenta 220515 Proveedores, 220510 Detal y 220505 Distribuciones Axa; se ingresa elTercero de la factura la cual va a ser contabilizada y el número de la factura, se elimina la fecha y le da clic en listar la cual aparece en operaciones el número de la Factura, la fecha, operación tipo de documento, número de documento con el fue ingresado al sistema, detalle de la factura, y los valores Débitos y Créditos. Después de hacer este proceso con todas las facturas que nosentregaron se tendrá en cuenta que por motivos del sistema cuando sube la información no se encuentra completa o no queda contabilizada en el sistema, ejemplo Hugo Yepes se ingresa por un 13, y en IMG se revisa en el servidor en la carpeta Pli-12322 se revisa el archivo plano que generaron si se encuentra mal la factura que no subió , el Nit, la fecha o el nombre ejemplo Galindo José Modesto y/o Acuña,la Ñ no la lee el sistema se debe cambiar a N para que lo cambie; se debe generar un nuevo archivo el cual debe tener las mismas especificaciones del anterior. Cuando se van a contabilizar las facturas se ingresa por Operaciones Varias, comprobantes varios se da el tipo de documento, el número el cual fue asignado con el consecutivo, se ingresa el Centro de Costo que en este Caso es 186(dirección de Facturación), el detalle en el 195 se deja igual, en el 196 se ingresa el detalle COMPRA FORMULAS FACTURA No_____, y en el 187 se ingresa NC. ___ Y APLICA A LA FACTURA No._____, se revisa el número de la factura la cual se esta revisando; luego se toma la lista de las cuentas y se revisa una por una haciendo las modificaciones las cuales deben ser iguales a las de la factura o nota créditoque fue entregada, revisando el régimen al que se encuentra se da clic en Grabar y luego que se revisen todas las cuentas se da Fin Comprobante y se imprime el documento soporte el cual va anexado a la factura; la cuenta de Aliadas es la 14356001. Cuando se termine de revisar todos los documentos se ingresa por el Equipo AV 6, Público, Entrega a Tesorería 2010, para U2 la carpeta es Aliadas ypara IMG la carpeta es Aliadas IMG, en las dos se ingresan por el documento que se llama Pagos las facturas y Notas crédito que nos entregaron, donde se relaciona la factura, el nombre del tercero, los valores, la fecha de la factura, la fecha de recibido en facturación y la fecha del día que Contabilidad le va a entregar las factura a Tesorería, luego se selecciona la fecha de entrega aTesorería se copia y se pega en otro documento que se llama Relación entrega a tesorería donde se crea una nueva hoja y se pega la relación de las facturas, se ordena por nombre del tercero y después por el número de la factura, se imprimen dos copias y se bajan a tesorería junto con las facturas y Notas Crédito.

➢ Compras Medellín – Central de Domicilios y Bodega: El boletín es entregado al...