Auditoría: caja y bancos

AUDITORÍA: Caja y Bancos

FONDO DE CAJA CHICA Y OTROS FONDOS
Los fondos de caja chica por lo general se manejan sobre una base fija. Esto significa que se establece el fondo por una cantidad definida y que deberá contener efectivo o comprobantes que sumen la cantidad total del fondo en todo momento. El propósito de tal fondo es permitir que se hagan erogaciones pequeñas sin la formalidad deser revisadas por el contralor antes del desembolso. Tal procedimiento evidentemente constituye una medida débil, ya que se pueden cubrir desembolsos ficticios con documentos falsificados. La evidente debilidad se compensa por otros determinados requisitos, de los cuales son típicos los siguientes:

1. El importe del fondo es limitado
2. El importe de los desembolsos individuales es limitado
3.Los propósitos de los desembolsos son específicos por ejemplo, portes postales, suministros de oficina, artículo para la cafetería de los empleados, entregas, fletes y cargos por paquetes postales, y servicio de artículos sanitarios.
4. Se requieren los reembolsos del fondo a intervalos frecuentes
5. Los gastos están sujetos a auditoría al momento del reembolso.

Se pueden establecer otrosfondos por cantidades específicas (1) para proporcionar cambio para las cajas registradoras, (2) para comodidad en cambios de cheques, y (3) para otras necesidades operacionales específicas. En los grandes establecimientos al menudeo, el total de todos los fondos registrados puede ascender a una suma importante.

Si son de importancia, el fondo para caja chica y los demás fondos deben ser aprobadospor el auditor a la fecha del balance general, particularmente si existen otros fondos e instrumentos negociables, de modo que el control simultáneo sea esencial o si se requiere la seguridad de que se han eliminado las partidas que no representan efectivo. A este respecto, los fondos de caja chica deben ser reembolsados a la fecha del balance general. Si no han sido reintegrados los fondos y silas cantidades son de importancia, el auditor deberá insistir en que los comprobantes no reembolsados sean ajustados con efectivo y que los cheques en los fondos sean hechos efectivos o sean ajustados con la cuenta de caja. Generalmente todo el dinero deberá ser arqueado por el auditor. Los paquetes de monedas por lo general se aceptan por las cantidades indicadas, siempre y cuando se abranalgunos como prueba de su contenido.

Para su propia protección, el auditor debe examinar los fondos y valores sólo en presencia inmediata del custodio. Considérese la posición del auditor si existiera un faltante y el custodio estuviera ausente en el momento del recuento. El custodio bien podría alegar que no existía ningún faltante al momento que entregó los fondos al auditor. El auditor tambiéndeberá obtener un recibo del regreso del fondo al custodio.

Para tener la certeza de que las erogaciones del fondo de caja chica están de acuerdo con los procedimientos prescritos, deberán examinarse comprobantes seleccionados de reembolso. En este examen, el auditor deberá examinar particularmente el monto y propósito de las erogaciones individuales del fondo de caja chica.

Arqueos delefectivo y valores similares
Con base en el juicio profesional del auditor, en los criterios de «importancia relativa» y «riesgo probable» y sobre todo, con el conocimiento previo o que posteriormente adquiera de la empresa y sus características peculiares de operación (una tienda de descuento, un banco, etc.), se efectuará una apreciación de los aspectos importantes a tomar en consideración en elexamen de este renglón.

Para poder elaborar un programa de trabajo será necesario previamente investigar el número e importe de cajas y/o fondos existentes en la empresa, los nombres de las personas responsables de los mismos, su localización precisa y el destino de cada uno de ellos. Además, habrá que planear y determinar la cantidad y calidad de personas a intervenir por parte del auditor y, el...