Auditoría

Con vista en los hallazgos encontrados en las diferentes actuaciones fiscales practicadas en los años fiscales 2010 y primer trimestre de 2011, a las distintas oficinas del Instituto, se destacan los siguientes aspectos más relevantes:
En cuanto al material, la comisión de auditoría ha detectado el inadecuado proceso utilizado en el control de inventario de entradas y salidas de dicho material,así como también el inadecuado proceso de resguardo de los mismos, esto debido a:

 inexistencia de un Manual de Normas y Procedimientos que regulen las funciones de entrada y salida del material.
 inexistencia de controles de entrada y salida para el procedimiento del inventario del material por parte de los funcionarios.
 políticas destinadas a capacitar al talento humano que maneja estosmateriales.

La situación antes expuesta obedece a la carencia de lineamientos y procedimientos de recepción, registro, control y uso del material por parte de los funcionarios.
En este sentido, se debe precisar que tales hechos aumentan los riesgos de pérdidas y extravíos, e impiden la estimación de la eficiencia, economía, veracidad y sinceridad del inventario del material.

• Enreferencia a las citas para la obtención de los diferentes trámites, se evidenciaron oficinas que no cumplen con exigir las mismas a los usuarios. Lo antes relacionado no se ajusta a lo establecido en la Planilla, la misma “informa a los usuarios que se incluirá la hora en la cita y la misma debe ser respetada tanto por el solicitante como por el personal encargado”.

• Los Manuales de Normas yProcedimientos se encuentran desactualizados en función a los nuevos procedimientos y normativas legales existentes y en algunos casos inadecuados para el funcionamiento de las oficinas. Esto no se adecua con lo establecido en las Normas Generales de Control Interno, en su artículo 21 en concordancia con el Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la Administración Central yDescentralizada Funcionalmente, en el Punto N° 4 de la Publicación y Actualización, los cuales indican lo siguiente:

“Artículo 21.-El supervisor responsable de unidades, programas, proyectos u operaciones, debe comunicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada supervisado, examinar sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute conforme a las instrucciones dictadas alefecto.
4. Publicación y actualización
Aprobadas las Normas y Procedimientos por la máxima autoridad del organismo, éstas deben ser publicadas y divulgadas a todos los niveles de la organización. El responsable debe velar porque las mismas se mantengan actualizadas y los funcionarios las apliquen en la ejecución de sus actividades. Las modificaciones a los procedimientos deben ser aprobados porla máxima autoridad del organismo.”
• Se constato el inadecuado registro de los Bienes Públicos Nacionales, en cuanto a la relación que presenta la Gerencia de Administración y los Bienes que se encuentran físicamente en las oficinas regionales. El levantamiento del inventario es realizado por el personal adscrito a las oficinas, aunado a lo anterior los Bienes no se encuentran refrendados consus respectivas etiquetas y precio de adquisición, lo que evidencia debilidades de control interno, supervisión y coordinación de las autoridades que le compete la administración de los mismos. Así mismo, se evidenció el deterioro y pérdida de muchos Bienes adscritos a las oficinas, sin que estas hayan notificado a la Sede Principal.
Lo antes expuesto no se ajusta con lo contemplado en el artículo75, de la Ley Orgánica de Bienes Públicos, el cual expresa lo siguiente:

“Cuando un Bien Público sufra pérdida o deterioro que imposibilite de manera permanente su utilidad, deberá ser desincorporado del inventario de Bienes Públicos del respectivo ente u organismo, previa autorización de la Comisión de Enajenación de Bienes Públicos. Igual procedimiento habrá de seguirse en los casos de...