Automatización de oficinas

SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS

Los sistemas de automatización de oficinas, también llamados OAS por sus siglas en inglés (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organización, forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes decorreo electrónico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimática.
Se debe visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que labora entienda cómo se debe llevar acabo las funciones de su trabajo.

TOMA DE DECISIONES
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia.

Las decisionesimplican seis elementos:

AGENTE DECISORIO: Es aquella persona que selecciona la opción entre varias
alternativas o ideas de acción.
OBJETIVOS: Son las metas que el agente decisorio pretende alcanzar con sus
acciones.
GUSTOS Y/O PREFERENCIAS: Son los criterios que el agente decisorio utiliza para
poder escoger.
ESTRATEGIAS: Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para alcanzarmejor sus metas y/o objetivos. Toda estrategia depende de los recursos que se
disponga.
SITUACION: Son los aspectos del entorno que rodean al agente decisorio, muchos de los cuales, están fuera de su control.
LOGROS Y RESULTADOS: Es la secuencia o resultante de una estrategia.

PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES:
Percepción y captación de la situación que rodea algún problema.
Análisis ydefinición del problema.
Contar con un sistema de información confiable, oportuno, y actualizado.
Conocer los factores internos formales e informales de la organización.
Conocer los factores externos.
Elegir acertadamente las técnicas o herramientas a utilizar.
Definir restricciones y limitaciones.
Especificar los rendimientos y las metas esperadas.
Evaluar el costo – beneficio.
Evaluarrepercusiones.
Definir las metas y objetivos.
Búsqueda de alternativas más adecuadas para el alcance de los objetivos.
Evaluación y comparación de esas alternativas.
Implementación de esas alternativas.

REQUISITOS PARA LA TOMA DE DECISIONES:
Hay que definir bien cuales son las restricciones y las limitaciones.
Establecer una relación costo-beneficio, especificando los hasta los más mínimosrendimientos que se esperan.
Se deben conocer los factores internos formales de la organización (cultura,
organizaciones, manuales, políticas, estructura, recursos disponibles, etc.) y los informales (políticas implícitas, hábitos, experiencia, etc.)
Se deben conocer los factores externos de la organización (clientes, proveedores, economía, competencia, etc.)MANIPULACIÓN DE DATOS
Un Lenguaje de Manipulación de Datos (Data Manipulation Language, DML) es un lenguaje proporcionado por el sistema de gestión de base de datos que permite a los usuarios de la misma llevar a cabo las tareas de consulta o manipulación de los datos, organizados por el modelo de datos adecuado.
Conjunto deprogramas que permite manipular y producir información para su posterior uso.
Pueden ser procesadores de palabras, hojas electrónicas, paquetes estadísticos, administradores de base de datos.



ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo...