Automatización de oficinas

UNIVERSIDAD GALILEO
FISICC – IDEA
LIAME
Automatización de Oficinas
Licda. Angela Maria Herrera

Compendio de Tareas AO 1
Semana 9

Amaya Melgar, Luís Josué Reginaldo
Carné 0113233
17/6/06

Ejercicio 1
Concepto de Automatización

1. Identifique dos tareas que no ameritan ser automatizadas, explicando por qué.
a. Entrevistas al personal, porque tiene que existir unainteracción ente dos personas para definir un perfil.
b. La limpieza, siempre requiere la mayor intervención humana.
2. Identifique dos tareas que ameritan ser automatizadas, señalando como sugiere que se haga y por qué debe hacerse.
a. La agenda de trabajo, porque así se ahorran recursos, como el papel, se pueden tener otras herramientas de trabajo incorporadas, y se puedeguardar un archivo de todo lo acontecido. Debe hacerse con una computadora y una agenda Palm para poder sincronizar toda la información con la computadora.
b. La atención de una planta telefónica, se puede instalar un PBX, que presente un menú al recibir una llamada, de esta forma se ahorra dinero en sueldo de una operadora, asignando el sistema a la red telefónica de la empresa, y en casode información más detallada el usuario puede comunicarse con una secretaria. De esta forma también los clientes ahorran costos ya que n lugar de esperar ser comunicados con la persona que buscan el sistema los comunica directamente con cada extensión de la compañía.
3. Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, como lo hicieron y como se realizaban anteriormente.Ejercicio 3
Análisis de Tareas

Debe seleccionar dos tareas que se realizan en una oficina. Debe analizar cada una de estas tareas, estudiando quines la realizan, cómo lo realizan, con qué lo realizan y cuándo. También debe responder a la pregunta ¿Por qué se realiza? O visto desde otro ángulo: ¿es importante que se realice?

|Tarea |Facturación|Pago de Planillas |
|¿Quiénes? |Asistente de ventas |Contadores |
|¿Cómo? |Facturan por pedido telefónico |Preparan los sueldos del personal cada |
| ||quincena y llevan el control de sus |
| | |pagos y descuentos. |
|¿Con qué y cuando? |Sistema de Facturación, siempre que exista un |Con Excel , Microsoft Money, pagos |
| |pedido|electrónicos, cada quincena del mes. |
|¿Es importante? |si |si |

Ejercicio 4
A. Productividad

1. Identifique un puesto en la oficina. Defina que hace la persona en ese puesto y qué produce.
a. Coordinador de Mercadeo:Encargado de realizar promociones para apoyar la venta de productos. Los gerentes de marca de los productos desarrollan una campaña comercial, el coordinador se encarga de ejecutar estos proyectos, negocia con los clientes y propone la mejor forma de desarrollar estas actividades, por medio de un equipo que ejecuta las diversas mecánicas, lo cual produce un mejor y rápido desplazamiento delos productos que se estén promocionando.
2. Tomando como base a un panadero defina que hace la persona en este puesto y qué produce.
a. Se encarga de comprar los ingredientes para hacer el pan, prepararlo, hornearlo, esto produce pan.
3. Tomando como base a un futbolista defina qué hace la persona en este puesto y qué produce.
a. Entrena para cada partido, viaja,...