Automatizacion de inventarios

AUTOMATIZACION DE INVENTARIOS

Las PYMES de la rama comercial, tienen una característica básica referente a los inventarios, es que concentran la mayor parte de la inversión, oscila entre el 75 y 80% del capital del pequeño empresario. Si a nivel general no llevan registros contables, este aspecto es más visible en la parte referente al control de existencias, el 90% de los propietarios noconocen en detalle el stock de productos, lo que produce problemas de desabastecimiento y sobre abastecimiento. La distribución de bodegas es deficiente, no usa códigos, aunque si criterios de relación entre líneas de productos o marcas. El 80% de empresarios no toma en cuenta métodos de valoración y para la determinación de precios de venta se basan en porcentajes que van del 10 al 150% comomargen de utilidad, siendo el promedio el 30%. En los casos que si se aplican métodos de valoración, el 100% de investigados mencionó utilizar el promedio ponderado.

Fases para la Gestión Automatizada de Inventarios
1. Planear la Automatización
Esta primera fase de administración automatizada de inventarios, debe comenzar con una etapa de diagnóstico, de conocimiento de la situación actual sobrecomo se desarrolla este proceso de la empresa, cuales han sido sus resultados en períodos anteriores, cuál es la política global de la empresa al respecto.
Si se decide implementar una automatización contable por pura moda, estamos más que equivocados. Se debe realizar un cuestionamiento que siempre ha sido posibles soluciones. Más que pensar en un montón de libros, registros, archivos y máspara el pequeño empresario, ayudemos con lo que verdaderamente es su necesidad, lo que verdaderamente le va a servir. Para comenzar, arme una matriz FODA del proceso contable del negocio. Desarrolle instrumentos (encuestas, entrevistas, fichas de observación) en relación con las siguientes preguntas:
• ¿Qué problemas comerciales o administrativos existentes podría resolver o minimizar laautomatización?
• ¿Cuál es la capacidad actual de la tecnología informática de su organización, y puede ésta apoyar la automatización?
• ¿Cómo contribuirá la automatización al logro de las metas de la organización?
• ¿Cuán grande y compleja es la contabilidad de la organización?
• ¿Qué es lo que usted desea que su sistema contable haga?

2. Hacer la Automatización
• Formar el equipo deautomatización: Será un grupo multidisciplinario de personas con diversos perfiles profesionales relacionados a la materia. (Contadores, administradores de empresas, técnicos en sistemas).
• Documentar procedimientos guía: El equipo de automatización, tendrá entre sus funciones iniciales proponer estrategias para solucionar los problemas detectados en la fase de planeación, así también, presentar un manual deprocedimientos para la correcta utilización del sistema a implementarse (mejorado o nuevo), con aspectos inherentes a: funcionamiento, generación de respaldos, ingreso de registro, obtención de reportes, niveles de acceso, solución de problemas básicos por parte del usuario, grados de seguridad y protección de información, mantenimiento de equipos y programas.
• Instalar los equipos decomputación: los dispositivos y el software, e ingresar la información preliminar requerida; desarrollar pruebas preliminares de funcionamiento, de tal manera que tanto equipos como programas queden aptos para el normal desenvolvimiento de los usuarios.
• Preparar y capacitar al personal: entiéndase a los usuarios iniciales, y prever un programa de capacitación continua anualmente, con referencia aposibles mejoras o actualizaciones que se realizarán.
Para la ejecución, elabore un listado de actividades, así como también un cálculo del tiempo estimado por cada una. Lo más recomendable es estructurar un cronograma de ejecución. Una técnica específica al respecto es el diagrama de Gantt.
3. Verificar la Automatización
Esta fase pretende establecer mecanismos de control interno de lo actuado,...