Automatizacion ejer 1-9

Resolución de ejercicios del Capitulo 1.

Ejercicio 1.

1. Identifique dos tareas que no ameriten ser automatizadas, explicando porque.
Hay varias tareas en una oficina que no ameritan ser automatizadas como por ejemplo:

- La recepción de la correspondencia, pues esta aun cuando se reciba por medios técnicos, se hace indispensable la documentación original, que la legaliza y la haceverificable, además que puede sufrir cambios u omisiones en la transmisión técnica, o no llegar, lo que invalida la opción de automatización.

- Las reuniones o contactos diarios del Jefe, respecto a las personas que dirige y los que se establecen entre estas ultimas no son automatizables, pues dependen de la dinámica del proceso de que se trate, el cumplimiento de los objetivos trazados y muydirectamente con el estilo de dirección del que dirige, así como de las características individuales de cada persona, que hoy es una y dentro de 1 mes puede ser otra, entonces el que dirige debe ajustar su proceder, y quizás estilo, definitivamente no se puede automatizar.

2. Identifique dos tareas que ameriten ser automatizadas, señalando como sugiere que se haga y porque debe hacerse.

-Recepción de Llamadas Telefónicas: Se buscará una persona capacitada en la utilización de pizarras telefónicas o similar que realizará esta actividad, dará respuesta en la medida en que conozca la actividad de la Oficina y dependiendo de la urgencia o necesidad del que llama, pasará la llamada o tomará nota del asunto de que se trate, con quien pretendía comunicarse y una vía de dar respuesta entérminos de tiempo. Esto permitiría que los empleados y personas de la oficina, no desvíen su atención de la labor que realizan, si están vendiendo algún producto o servicio, no tienen que dejar al cliente a la mitad de la explicación o no interrumpe el proceso de llevarlo a la bodega para que haga su compra, o simplemente si le han preguntado una duda, sobre el producto porque hay otros similares en elmercado fundamenta porque el suyo es mejor sin interrupciones, que de producirse el que compra puede perder interés en la compra.

- Proceso de Captación de Personal. Se realizará una Convocatoria por la Prensa u por Internet, donde se especifiquen los requisitos y condiciones necesarias para aplicar a las plazas vacantes, se solicitará Curriculum Vitae por correo electrónico, o papelería en lasede de la institución, se analizará por parte del Departamento de Recursos Humanos que candidatos son los mas probables y se citarán para entrevista personal,a fin de determinar cual, o a cuales se les otorgara la vacante.
Este proceso eliminará las filas de candidatos, optarán solo los que cumplan los requisitos y reducirá el tiempo de plazas vacantes, que recargan a otros puestos de trabajo.3. Identifique dos tareas que hayan sido exitosamente automatizadas, como lo hicieron y como se realizaban anteriormente.

- Ventas y Facturación. Se codifican los productos a vender con su precio, se crea base de datos a la cual acceden la bodega, el vendedor, y el área de facturación, puede estar en Departamento de Ventas u otro lugar, pues se vende al momento o el cliente separa losproductos y posteriormente los recoge. Esto requiere como es lógico de soportes técnicos(Pcs), y un enlace de red para todas las oficinas de la Empresa.

- Registro y Control Contable-Financiero. Desde el instante en que los productos están codificados e inventariados el área contable tiene por el enlace en red, acceso a dicha base de datos, cada vez que se realiza un movimiento en ella, se generauna anotación contable, cuando se factura, se vende y cobra, de igual forma hay que hacer el registro correspondiente.
Para ello se prepara en la red un software que a partir del primer movimiento en bodega ya sea de extracción o devolución de mercancías las anotaciones contable-financieras se hacen de forma automatizada, mas allá, se enlaza esta red con el o los Bancos en los que opera la...