AUTOMATIZACION FACTURACION-RFI
Páginas: 5 (1183 palabras)
Publicado: 28 de noviembre de 2013
SOLICITUD DE INFORMACIÓN-RFI
Para la adquisición de una solución que soporte las facturas con orden de compra, arriendos y servicios públicos.
Agosto 2013
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN
En la Gerencia Contable se identifican procesos que se componen por grandes volúmenes de documentos, que deben ser registrados en la ERP para sucontabilización.
Hay un riesgo de pérdida de documentos por la manipulación de las personas dentro del proceso, lo cual puede generar problemas en pagos y cargos financieros adicionales como intereses de mora, sanciones, demandas etc…
Se detecta que donde se generan más cuellos de botella y puntos críticos debido al volumen de información que se maneja, es en los procesos de facturas que vienen conorden de compra, que se registran por el modulo contable M.M de SAP y las facturas de arriendos y servicios públicos que se registran por el modulo contable F.I de SAP.
El impacto de este proyecto está dirigido en minimizar tiempos de respuesta en aprobaciones, registros, consultas y costos asociados a impresiones, fotocopias y reprocesos.
Por lo cual se genera el presente documento con elfin de solicitar información a los potenciales proveedores de soluciones informáticas existentes en el mercado, que soporten sistemas de gestión documental desempeñando eficiencia y eficacia en la organización del proceso a desarrollar.
La información que se desea recolectar en la presente solicitud tiene como objetivo conocer:
Potenciales proveedores de soluciones y servicios.Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio.
Experiencia de los proveedores en la prestación del servicio.
Metodologías apropiadas para la prestación del servicio.
Roles funcionales y técnicos requeridos.
Esquemas de facturación, posibles licenciamientos y costos del servicio.
Este RFI está dirigido a los proveedores que han tenido experiencia en el suministro desoftware, capacitación, implantación y soporte de herramientas informáticas para soluciones que apoyen los sistemas de gestión documental.
2. OBJETIVO Y ALCANCE
2.1 Objetivo
Implementar un sistema de gestión documental donde el proveedor permita la organización de las facturas que se generan por orden de compra, arriendos y servicios públicos logrando diseñar, modelar y organizar de formacontinua el proceso que nos permita consultar en tiempo real documentos. Obteniendo ahorro y control con un WorkFlow definido y flexible. Incluyendo los servicios de posibles licenciamientos del producto, implementación, capacitacion, soporte tecnico, actualizacion y mantenimiento.
2.2 Alcance
Esta solicitud tiene como alcance lograr un trabajo unificado con el proveedor para permitir larealización del proyecto con éxito, disminuyendo operatividad, volumen de información, cuellos de botella y tiempos críticos en el proceso de facturación que se generan por orden de compra, arriendos y servicios públicos. abarcando las distintas áreas implicadas que generan dichas facturas.
3. SOLICITUD DE SERVICIOS
Se requiere la contratación de servicios de consultoría y automatización de procesosdetallados en una propuesta comercial, que cubra las siguientes necesidades:
3.1 Servicios de consultoría para implementar el proceso de facturas que se generan por orden, arriendos y servicios públicos a través de un WorkFlow.
Indicar la metodología, lista de recursos requeridos, estimación de actividades.
La propuesta debe cubrir y validar todos los controles SOX, normas de control interno yrevisión legal que el proponente estime que tengan impacto en su implementación en SAP.
Indicar los principales entregables del proyecto, incluyendo los reportes de avance.
Indicar la estrategia de implementación.
3.2 Servicios de automatización y mejoras del proceso actual.
Indicar la metodología y sistemas de información a implementar.
Indicar estrategias de implementación.
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SOLICITUD DE INFORMACIÓN-RFI
Para la adquisición de una solución que soporte las facturas con orden de compra, arriendos y servicios públicos.
Agosto 2013
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN
En la Gerencia Contable se identifican procesos que se componen por grandes volúmenes de documentos, que deben ser registrados en la ERP para sucontabilización.
Hay un riesgo de pérdida de documentos por la manipulación de las personas dentro del proceso, lo cual puede generar problemas en pagos y cargos financieros adicionales como intereses de mora, sanciones, demandas etc…
Se detecta que donde se generan más cuellos de botella y puntos críticos debido al volumen de información que se maneja, es en los procesos de facturas que vienen conorden de compra, que se registran por el modulo contable M.M de SAP y las facturas de arriendos y servicios públicos que se registran por el modulo contable F.I de SAP.
El impacto de este proyecto está dirigido en minimizar tiempos de respuesta en aprobaciones, registros, consultas y costos asociados a impresiones, fotocopias y reprocesos.
Por lo cual se genera el presente documento con elfin de solicitar información a los potenciales proveedores de soluciones informáticas existentes en el mercado, que soporten sistemas de gestión documental desempeñando eficiencia y eficacia en la organización del proceso a desarrollar.
La información que se desea recolectar en la presente solicitud tiene como objetivo conocer:
Potenciales proveedores de soluciones y servicios.Condiciones operativas y técnicas que aseguren la calidad del servicio.
Experiencia de los proveedores en la prestación del servicio.
Metodologías apropiadas para la prestación del servicio.
Roles funcionales y técnicos requeridos.
Esquemas de facturación, posibles licenciamientos y costos del servicio.
Este RFI está dirigido a los proveedores que han tenido experiencia en el suministro desoftware, capacitación, implantación y soporte de herramientas informáticas para soluciones que apoyen los sistemas de gestión documental.
2. OBJETIVO Y ALCANCE
2.1 Objetivo
Implementar un sistema de gestión documental donde el proveedor permita la organización de las facturas que se generan por orden de compra, arriendos y servicios públicos logrando diseñar, modelar y organizar de formacontinua el proceso que nos permita consultar en tiempo real documentos. Obteniendo ahorro y control con un WorkFlow definido y flexible. Incluyendo los servicios de posibles licenciamientos del producto, implementación, capacitacion, soporte tecnico, actualizacion y mantenimiento.
2.2 Alcance
Esta solicitud tiene como alcance lograr un trabajo unificado con el proveedor para permitir larealización del proyecto con éxito, disminuyendo operatividad, volumen de información, cuellos de botella y tiempos críticos en el proceso de facturación que se generan por orden de compra, arriendos y servicios públicos. abarcando las distintas áreas implicadas que generan dichas facturas.
3. SOLICITUD DE SERVICIOS
Se requiere la contratación de servicios de consultoría y automatización de procesosdetallados en una propuesta comercial, que cubra las siguientes necesidades:
3.1 Servicios de consultoría para implementar el proceso de facturas que se generan por orden, arriendos y servicios públicos a través de un WorkFlow.
Indicar la metodología, lista de recursos requeridos, estimación de actividades.
La propuesta debe cubrir y validar todos los controles SOX, normas de control interno yrevisión legal que el proponente estime que tengan impacto en su implementación en SAP.
Indicar los principales entregables del proyecto, incluyendo los reportes de avance.
Indicar la estrategia de implementación.
3.2 Servicios de automatización y mejoras del proceso actual.
Indicar la metodología y sistemas de información a implementar.
Indicar estrategias de implementación.
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