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Función de la Oficina

Un E.P.C. (Espacio Profesional Compartido) o también llamado la Oficina Administrativa ha sido definido por el IEGE, como:

“El espacio empresarial que se encarga de albergar los servicios de información, administración, planificación y comunicación en los cuales la Dirección de una empresa controla su patrimonio, promueve sus negocios y logra sus objetivos”. Es lo queen términos coloquiales denominamos “La oficina”.

El contenido de esta definición nos indica que la función principal de una oficina es la de prestar servicios tanto a la Gerencia como al resto de la organización. Puede considerarse como el proveedor de un espacio físico donde la empresa tiene centralizados las distintos departamentos que operan en las áreas de:

- Comunicaciones (tantointernas como externas).
- Información(registro y transmisión de datos).
- Control permanente de personas y sistemas de trabajo.

La función primaria de la oficina es la de un “centro de información y de negocio”. La información llega al Centro, se procesa y luego es archivada o es enviada de nueva de forma simplificada o ampliada a los grupos interesados en esa información.

FLUJO INTERNOFLUJO EXTERNO

FLUJO INTERNO FLUJO EXTERNO

CENTRO DE INFORMACIÓN Y DE NEGOCIOS

FUNCIONES BÁSICAS DE LA OFICINA

La oficina es la base operativa para el cálculo y control permanente de la empresa donde se encuentran los servicios de contabilidad y se realizan diariamente las diversas transacciones de negocio. En definitiva la oficina es la razón de ser de la existencia de cualquierempresa.

Los sistemas de registro de los procesos de información son la base principal de la empresa donde todos los empleados saben donde encontrar los distintos informes sobre la evolución económica de la misma y los nuevos datos que quieran incluir como nueva información.

La oficina es el lugar físico donde son archivados los informes, correspondencia, etc. que reflejan los movimientoseconómicos, comerciales, industriales, etc. Los procedimientos y niveles de los circuitos de documentos deben ser simples y no complejos, con un orden establecido y que permitan la existencia de cualquier excepción, en este sentido.
LOS COSTES ESTRUCTURALES DE LA OFICINA

Los gastos generales de una oficina son posiblemente los más altos que las empresas tienen que soportar, por lo que es muyimportante que los costes del servicio sean revisados y/o actualizados periódicamente.

Los costes mas significativos de la oficina son los referidos a:

- Alquiler del local.
- Equipos informáticos y ofimáticas.
- Mantenimiento (electricidad, calefacción, aire acondicionado, teléfonos, etc.)
- Materiales (consumibles y fungibles).
- Salarios y beneficios del personal.
- Gastos y dietas de losviajes a la Oficina Central, del personal directivo, vendedores, etc.

El desarrollo tecnológico de los equipos crece rápidamente y facilita enormemente el desarrollo de las tareas administrativas, con procesadores de textos y otros equipos informáticos cada día más sofisticados y efectivos. Si la empresa incorpora los elementos adecuados a sus necesidades, aunque estos supongan una graninversión, los costes de personal administrativo y demás gastos generales se verán reducidos.

Las oficinas que incorporan en sus instalaciones una red tecnológica producen los mismos resultados. Existe la tendencia creciente hacia la oficina centralizada a la cual se pueden conectar otras oficinas periféricas virtuales a través del aprovechamiento integral de la red telefónica.

Los costes de estasimplementaciones son importantes pero reducimos el coste al no tener un excesivo número de empleados, como también el espacio físico de oficina requerido para las unidades de negocio descentralizadas.

Los gastos de gestión administrativa y comercial pueden reducirse aún más por la tendencia de muchas empresas de desplazar los trabajos de algunos empleados hacia “la oficina en casa”. Algunos...