Auxiliar

Para trabajar en una tarea de coordinación proactiva, se requiere que los conceptos de eficacia, se trasladen a la tarea de trasmitir y registrar información, y para ello es indispensable organizar la actividad.
 

 

 

 

 

1. Actividades.
2. Perdidas de tiempo habituales.
3. Objetivos.
4. Prioridades.
5. Mesa de trabajo.
 
1 - Actividades
Se definen las actividades ytareas que realizara el colaborador, operando como soporte y enlace comercial, a los efectos de una mejor utilización del tiempo.
Es conveniente tomar la unidad de tiempo ( día, semana, mes, etc.) , sobre la que se evalúan los resultados.
Discriminar en unidades medibles las actividades mas relevantes.
1. Llamadas telefónicas potenciales.
2. Confección de cotizaciones.
3. Ingreso de datos.
4.Preparación informes de ventas.
5. Tareas administrativas varias.
6. Otras.
Las actividades están ordenadas por orden de importancia, como generadoras de resultados económicos.
Es indispensable evaluar, como disminuir el tiempo que demandan las tareas que no aportan valor.
Por ejemplo, para aumentar la cantidad de llamados telefónicos, se deben preparar los datos previamente, disponer de unmensaje predeterminado con alternativas y escoger el momento del día mas apropiados para ubicar a los responsables. Se debe evitar los horarios del mediodía , pues habrá menos posibilidades de ubicar a los mismos.
Definir porcentajes de tiempo dedicado a cada actividad, acordar los objetivos con el responsable de ventas, verificar los resultados y corregir las desviaciones

Preguntasimportantes :
 

Hace falta ? Si o No , Porque.

Hay un medio mas simple de hacerlo ? Si , No , Porque.

Puedo hacerlo en otro momento ? Si, No , Porque.


Decida para las distintas tareas, si justifica analizar lo siguiente :

Eliminar - No sirve para nada.

Combinar - Hacerlo simultáneamente.

Simplificar.


2 - Perdida de tiempo habituales.
Internas
Externas
Prioridades confusasLlamadas de teléfono imprevistas
Desorden del lugar de trabajo.
Políticas de puertas abiertas.
Trabajos no concluidos y distintos
Formación insuficiente
Ausencia de plan de trabajo.
Reuniones prolongadas, mal preparadas.
Ausencia de fechas limites
Tramites administrativos.
Actitud de resistencia a los cambios.
 
Centros de interés variados.
 
Dificultad para decir que no
 Delegación insuficiente
 
Las causas de origen interno, responde a nuestras actitudes ante el tiempo y la organización, costumbres, opciones, etc..
Las causas de origen externo, si bien depende de otros, son causas resultantes de las internas.
Causas principales que nos impiden cumplir con lo previsto.
1. Las intenciones no se formulan en objetivos medibles.
2. Planificación insuficiente yobjetivos sin horizontes de tiempo.
3. Las costumbres y la presión del medio exterior.
4. Ausencia de motivación real.
3 - Objetivos
Son los que se proponen realizar en la semana, mes, año.
Deben ser :

Realistas . Ni sobrestimados, ni subestimados.

Estimulantes. Satisfactorios, ventajas de alcanzar los objetivos.

Flexibles. Aceptar cierto margen de imprevistos.

Realizables. Plazo deejecución, expresarlos en términos de acción, responsable de la acción.
Los objetivos deben estar descriptos de forma positiva, Por ejemplo:"Quiero ordenar el escritorio para ser mas eficiente" en lugar de "quiero dejar de tener este desorden en mi escritorio".
Mensurar para verificar la evolución, con cifras en lo posible y con fechas.

4 - Prioridades.
Es necesario enumerar las tareas arealizar e indispensable priorizar las mismas, mediante el planteo de las siguientes preguntas.
 

Es urgente e importante ?

O simplemente urgente ?

Puede esperar respecto del resto ?


Por lo tanto los dos criterios operativos para priorizar las actividades son, urgente e importante.
Aunque estos dos criterios también pueden resultar insuficientes, en algunas ocasiones, es necesario...