Avtividades de control de un centro comercial

I. Proceso comercial: Contratación de locatarios nuevos
El giro de la empresa Inmuebles Rapasale S.A. es el arrendamiento de locales por lo que una de las actividades principales que realiza es la contratación de locatarios. Con este proceso se inicia todas las actividades de la empresa. Por un lado, se tiene la contratación de nuevos locatarios con quienes nunca se han realizado transaccionesy por otro lado, se produce la renovación de contratos con locatarios antiguos.
El presenta trabajo se enfocará primordialmente en el proceso de contratación de nuevos locatarios. Cada empresa que empieza establecer relaciones comerciales con Inmuebles Rapasale S.A. representa un riesgo en sí porque aún no se tiene conocimiento ni comercial ni financiera sobre ella. Por ello, la empresa haestablecido ciertos mecanismos de control para prevenir eventos no deseados se produzcan en el futuro. Tales eventos pueden ser: locatarios con mala reputación crediticia o baja rentabilidad.
Los riesgos identificados por la gerencia son los siguientes así como los controles respectivos que han establecido. Se escogieron los siguientes riesgos porque se verificaron que los controles están biendiseñados y están mitigando los riesgos para los cuales fueron creados.
N°
Riesgo
Control
Responsable
Descripción del control
1
Riesgo de que se establezcan negociaciones con posibles locatarios con precios no actualizados.
La gerencia general y comercial realizan reuniones trimestrales con el comité comercial para la actualización de precios que luego serán introducidos al sistema SAP por elgerente comercial y revisados por el gerente General.
Gerente General y Gerente Comercial
El Gerente General y el Gerente Comercial se reúnen con el comité Comercial trimestralmente para actualizar la lista de precios acorde al análisis financiero y tributario, el entorno, experiencias pasadas, precios competitivos del sector, entre otros.




Al final de la sesión se elaboran las actasde reunión con la lista de precios actualizados.




Luego la lista de precios es ingresada al sistema SAP por el mismo Gerente Comercial y posteriormente revisada por el Gerente General.

Tipo de Control
Frecuencia
Manual
Preventivo
Trimestral
Se propuso el siguiente programa de trabajo para verificar si los controles están funcionando eficaz y efectivamente.
Naturaleza
OportunidadAlcance
*Solicitar las actas de actualización de precios trimestrales y revisar que tengan las autorizaciones del gerente comercial y el gerente de ventas.
Todo el año 2013
*Las 4 actas anuales *12 muestras de contratos
*Solicitar el listado de contratos de alquiler realizados en el periodo 2013 yseleccionar 3 muestras aleatorias por cada trimestre; en caso encontrar diferencias en los precios, revisar la totalidad de los contratos en ese trimestre.



N°
Riesgo
Control
Responsable
Descripción del control
2
Riesgo de que los coordinadores comerciales negocien precios distintos a los establecidos en la lista de precios
*Verificación del precio negociado con el posible locatario plasmadoen los documentos adjuntados. El Gerente comercial revisa la documentación adjuntada y otorga el VB.
Gerente Comercial
Todo acuerdo debe evidenciarse por escrito ya sea mediante correo electrónico impreso o una carta firmada por el locatario y coordinador de ventas.




En los acuerdos se debe estipular las condiciones del contrato, el periodo de arrendamiento deseado, lasgarantías, el valor del pie de ingreso del cliente y la relación de documentos necesarios para el análisis financiero y la aceptación del locatario a estas condiciones.




El locatario entrega la documentación y el área Comercial elabora la ficha comercial.




El Gerente Comercial se encarga de revisar que toda la documentación y requerimientos...