Bachiller en humanidades

República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Asignatura:

Manual de Normas y Procedimientos

Elaborado por: Aprobado por:

Caracas, Febrero de 2011.

INTRODUCCIÓN

El presente manual de Normas y Procedimientos contiene los objetivos, las metas y laspolíticas generales para la administración centralizada del almacén, así como las normas de operación, la descripción y diagramas de flujo de los siguientes procedimientos: de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio; Se integran además, en el apartado de Formatos los utilizados en los procedimientos antes señalados con sus respectivos instructivos.

El Manual deNormas y Procedimientos para la Administración de los Almacenes en el Colegio Humboldt de Guatire, fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Almacén General y las Subdirecciones de Contabilidad, Subdirección de Organización y Métodos, dependientes de las Direcciones Administrativa y de Programación respectivamente.

OBJETIVO

Este manual tiene como finalidad establecer los pasosnecesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales y útiles de oficina a ser despachados por la Sección de Almacén General a las distintas unidades de la Institución, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo.

ALCANCES

Aplicable al despacho de materiales y artículos deoficina por parte de la unidades de almacén hacia las diferentes Unidades de la Institución.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

- Dirección de Servicios. Departamento de Compras y Suministros. Sección de Almacén General.

- Unidades Solicitantes (Administrativas y Académicas).

- Dirección de Finanzas. Departamento de Contabilidad.

FORMULARIOS UTILIZADOS

- Solicitud de Materiales y Útiles deOficina (Forma 000-03).

- Nota de Entrega (Forma 000-05).

NORMAS

1. La Sección de Almacén es la responsable de recibir los materiales y útiles de oficina adquiridos por el Departamento de Compras y Suministros, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y académicas que conforman la Institución.

2. Cualquier modificación de documentos,de inventario, de código o envío de materiales, deberá ser consultado y aprobado por el Jefe de la Sección de Almacén General.

3. La Sección de Almacén General deberá mantener actualizado el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina.

4. La Sección de Almacén General deberá enviar a las unidades solicitantes el Catálogo de Materiales y Útiles de Oficina vigente.

5. La Sección de AlmacénGeneral mantendrá un Calendario de Pedidos de Materiales y Útiles de Oficina dependiendo de los recursos presupuestarios y financieros.

DE LA SOLICITUD

6. Toda Solicitud de Material y Útiles de Oficina deberá tramitarse, únicamente, con el formulario digitalizado Forma 000-03.

7. La Sección de Almacén no despachará materiales o artículos de oficina, si no se ha recibido lacorrespondiente Solicitud de Materiales y Útiles de oficina.

8. No se aceptarán Solicitudes de Materiales y Útiles de Oficina, manuscritas o en máquina de escribir.

9. Toda Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina deberá contener:

- Nombre de la Unidad Solicitante.

- Código de la Unidad y del material solicitado.

- Sello oficial vigente de la Unidad Consumidora y Solicitante.

- Ubicaciónfísica de la Unidad Consumidora.

- Nombre de la persona que recibirá el material.

10. Toda solicitud proveniente de las autoridades de la Institución que presente problemas para su proceso, deberá ser notificada a la Dirección de Servicios.

11. Si la unidad consumidora no posee su propio código asignado por la Oficina de Presupuesto, ésta deberá solicitar la aprobación de la unidad...