Bachiller

Clasificación de archivo por el método geográfico

Se emplea especialmente en dependencias estadales que administran grandes zonas o todo el territorio nacional. También es empleado por lasempresas que tienen vendedores viajeros en el territorio del país o que realicen de alguna manera transacciones comerciales con muchas empresas en todo el país.

Ventajas:

1º- Permite dividir elmaterial en grupos fácilmente identificados (Países, Estados; Ciudades, etc.).

2º- La clasificación final por orden alfabético se facilita porque no se hace en escala nacional, sino simplemente local.3º- Este método es recomendable en los siguientes casos:

A- Los negocios con sucursales en diferentes regiones, que deben distinguir sus actividades por separado.

B- Las empresas deservicios públicos que los prestan en áreas de gran extensión.

C- Las casa editoriales, las casa de ventas al mayor y las empresas de transporte y encomienda consideran ventajosas en uso del métodogeográfico pues permite un mejor seguimiento y la verificación de sus actividades

Desventajas:

1º- Supone recordarnos solo Nombres y apellidos, sino también otros datos fundamentales: LaLocalidad

2º- Es un método indirecto de archivo, q implica el uso de un tarjetero de ordenación alfabética para el registro de los nombres de los corresponsales.

3º- El montaje de método puede resultardifícil en cuanto a previsión del material.

4º- Si se prevén sucesivas entradas de documentación, tendrá que dejar muchos espacios libres en los archivadores para dar cabida a estos documentos.Organización de los archivos:

Los materiales para la utilización de este método consiste en un archivo principal y un tarjetero auxiliar organizado alfabéticamente.

Criterios para la estructurade archivo:

Parte de lo general a lo específico. Ejemplo: Continente, País, Estado, Municipio, Ciudad, Barrio, Calle, etc. Con esta base se pueden efectuar las siguientes clasificaciones...