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Control Interno del Efectivo
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
· División del trabajo
· Delegación de autoridad
·Asignación de responsabilidades
· Promoción de personal eficiente
· Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debeasegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.
Procedimientos contables para la Caja Chica

1. Creación de la Caja Chica

Cuando la Caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el monto establecido el cual va a servir para realizar pagos. Se abona a la cuenta banco, ya que debe hacerse a través de un cheque emitido por el dueño o eladministrador de la empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar este fondo fijo de Caja Chica.

2. Realización de Pagos.

Después que el cajero realiza los pagos este debe guardar todas las facturas o recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitaruna reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste en presentar los comprobantes junto con la relación anexa

3. Reembolso o reposición de la Caja Chica.

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso este debe hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la CajaChica para realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.





Deberes y Responsabilidades

En este apartado seincorporan los deberes y responsabilidades que asumen los encargados de los fondos de caja chica


Seguridad: Con el propósito de obtener mejores resultados en el control interno y a fin de fortalecer los mecanismos de seguridad, la custodia y operación del fondo de caja chica a continuación se presentan algunos requerimientos y disposiciones que se recomiendan para el Área de Caja Chica:
ü El fondodebe estar bajo la responsabilidad de una sola persona y preferiblemente por periodos determinados.
ü El encargado de los fondos de caja chica debe estar ubicado en un lugar seguro.
ü Utilización de una caja fuerte.
ü Caja de metal para resguardar el dinero.
ü Cubículo o escritorio con llavín seguro.
· Manejo de Efectivo: Se debe separar adecuadamente las funciones de tal forma que una solapersona no sea la que solicite, autorice y cancele alguna transacción
· Custodia Valores:
Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones referentes a la custodia de valores:
ü “La función de custodia de los documentos por cobrar debe estar separada de las de caja (recepción y devolución y de registros) registro auxiliar o generales.
ü Los valores adquiridos se guardarán en bóvedas que alefecto tiene la Institución. El acceso a dichas instalaciones requerirá de la presencia de por lo menos dos personas o funcionarios autorizados”.
ü No se podrán custodiar dineros ajenos a la Institución.
· Prohibiciones:
ü Mezclar o custodiar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan relación el fondo de caja chica.
ü Compensación de saldos entre...