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Desarrollo del Contenido

Definición
Según Rodríguez (2003),

en su libro Estudio de Sistemas y

procedimientos administrativos, hace referencia a varios autores acerca de la
definición de:
Gómez Ceja (2000): “es una serie de labores concatenadas (unidas)
que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo
encaminado al logro de un fin determinado”.
Barrios(1990): “es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las
que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el
establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etcétera.”
Koontz y O”Donnnell (1980).

“son planes en cuanto establecen un

método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de
acción, más que de pensamiento, que detallan laforma exacta bajo la cual
ciertas actividades deben cumplirse.”
Un ejemplo de un procedimiento general o básico, se puede decir que
es la fabricación de algún producto, vender

y comercializar productos,

brindar algún servicio. En una empresa existen dos grupos grandes de
procedimientos los cuales son:

Procedimientos Contables: Catacora (1997), especifica que:
“Dentro del ciclo deoperaciones de una empresa, se define los
procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de
pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros contables. Desde el punto
de vista del análisis, se puede establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de losestados
financieros”.

Procedimientos Contables: siguiendo a Catacora, afirma que “en
contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan los estados financieros”
Técnicas para Documentar y Comunicar Decisiones
Memorándums: La palabra “memorándum” es un cultismo reciente que
nos llega del latín. Significa “algo que hay que recordarse”.Se refiere a una
nota escrita, menos formal que una carta. Es aquel escrito que se usa para
intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa,
con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación,
instrucción, disposición, entre otros.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
-

El nombre de la persona a quien va dirigido.

-El nombre del remitente.

-

La fecha.

-

El asunto.

-

El texto.

-

Y la firma del remitente.

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo
de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que
se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje. A
continuación se muestra un ejemplo:

PARA: Dra. Luisa FernandaGonzález
Contadora de M&G Asociados Loja
DE: Margoth Cañizares
Dirección Financiera M&G Asociados
FECHA: 07 de enero de 2008
ASUNTO: Conciliaciones Bancarias
Estimada Luisa Fernanda

Comunico a Ud. que las conciliaciones bancarias deben ser presentadas máximo hasta el 5
de cada mes, como es de su conocimiento éstas se deben adjuntar a los informes
financieros que se presentan a la juntadirectiva de manera mensual.
Particular que pongo a su conocimiento,
Atentamente,

Fuente: Peña, (2008)
MgS. Margoth Cañizares
DIRECCIÓN FINANCIERA
Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma

en se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico, tal como se
muestra en el siguiente ejemplo:

Código
UL02-IT01
Versión No.:
Fecha de Emisión:VICERECTORADO ACADEMICO
UNIDAD DE LABORATORIOS
COORDINACION DE IMPORTACIONES

Instructivo para Solicitar Compra en el Exterior
Pasos que debe Cumplir la Unidad Solicitante

1. Emitir carta a la Coordinación de Importaciones de la Unidad de
Laboratorios, especificando la modalidad bajo la cual desea que se importe
el material/equipo:
1.1. Con exoneración de Impuesto de Importación y con...