BACHILLER

Archivo de Oficina
Conjunto de documentos que se forman en la oficina como fruto de su gestión, y que permanecen en ella mientras dura su trámite o la necesidad de uso es constante.
La organización que se de a los documentos en esta primera etapa influirá y determinará las posibilidades de tratamiento de todas las demás.
Consistirá en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientesen los que se materializan las competencias que tiene asignadas cada oficina.
Para organizar un archivo de oficina es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos, que podemos dividir en cuatro:

Tipos de Archivos
 Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentación de carácter general y se descentraliza la de las secciones. Elarchivo se organiza en tres niveles:
 Archivo individual: Contiene la documentación que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo.
 Archivo departamental: Cada departamento o sección guarda la documentación que maneja cada uno.
 Archivo general: Se guarda la documentación procedente de cada uno de los departamentos.
 Archivo Activo: Guardan la documentación que se consulta confrecuencia
 Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen.
 Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carácter actual conservan un valor histórico o documental para la empresa.

Fichas
Las fichas se utilizan para registrar y resumir los datos extraídos de fuentesbibliográficas (como libros, revistas y periódicos) o no bibliográficas. Tradicionalmente las fichas eran tarjetas de forma rectangular de diversos tamaños, pero a partir de finales del siglo XX se empezaron a usar bases de datos y otros soportes electrónicos para almacenar la información. Las fichas se utilizan como medios para realizar un trabajo de investigación. Contienen datos de identificación delas obras, conceptos, ideas, resúmenes, síntesis, entre otros. Las fichas se almacenan en un fichero o archivo, un sistema real o virtual de organización de la información mediante una clasificación determinada. Existen diversos tipos de fichas.

Tipos de Fichas
1. Fichas bibliográficas: como su nombre lo indica, se trata de fichas que contienen información sobre un libro, un artículo de unarevista o cualquier otro tipo de documento escrito. De esta manera, las fichas de este tipo sirven para identificar la obra de interés. Aunque los datos que contienen este tipo de fichas puede variar, generalmente deben de contener los siguientes datos mínimos: nombre del autor, título del libro o artículo, lugar de publicación, editorial y número de páginas totales o del artículo.
2. Fichashemerográficas: se trata de fichas que contienen información o los datos de una publicación periódica, principalemnte un diario o revista. Al igual que el caso anterior, los datos que debe contener esta ficha no son estrictamente los mismos para todos los casos. No obstante, por lo menos deben de registrar el título del periódico u nombre de la publicación, número de la publicación, años que llevapublicándose la fuente, ciudad de publicación y fecha de consulta o de publicación.
3. Fichas electrónicas: gracias al desarrollo de internet y a la popularización de las computadoras personales, este tipo de ficha sirve precisamente para registrar los datos de un sitio o de una página web. En lo posible se deben registrar el nombre del autor, el título del artículo, el editor, la direcciónelectrónica o la url del sitio o página web y la fecha de consulta.
4. Fichas de resumen: en estas fichas se registra principalmente una cita textual de un texto o documento o un resumen del contenido del mismo o un conjunto de ideas relacionadas con el mismo. Debido a su contenido, es muy importante que se coloque también la información de donde se extrajo la información, por lo que se deben registrar...