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Archivos manuales típicos


No todos nuestros archivos serán, probablemente, computarizados. Pero los archivos tradicionales ("manuales") también se pueden beneficiar de la teoría general relativa al diseño de archivos, especialmente para asegurar buenas relaciones y una fácil consulta al pasar de uno a otro. Es lo que veremos en este capítulo.
Archivo maestro

Hemos visto que el análisisdel significado o "mensaje" adscrito al referente documentado lleva a la confección de un registro o representación sintética de este referente, el cual pertenece a un archivo simbólico. Este archivo es a su vez primario por cuanto cualquier otra representación de la información en otro archivo será derivado de este mismo. Por lo mismo se llama habitualmente "ARCHIVO MAESTRO" y debe contenertodos los atributos necesarios para una adecuada descripción de los referentes.

Entre referentes y registros de este archivo existe una relación biunívoca, por lo cual es de tipo "DIRECTO". Como lo hemos mencionado (Archivo 5), el procesamiento se efectúa sobre estas "representaciones" y no sobre los referentes físicos o semánticos originales. Por ello este tipo de archivo debe permitir larevisión de todos los significados adscritos como "representaciones" a los referentes sin necesidad de recurrir a éstos.

El primer atributo presente en este archivo ("punto de acceso") no es necesariamente la dirección física del referente. Será habitualmente un atributo significativo desde el punto de vista del contenido informativo, coincidente con una modalidad frecuente de búsqueda (p.ej. elnombre del autor, en el caso de un archivo bibliográfico; pero será la fecha en un archivo cronológico, lo cual podrá ser parte de la dirección física).

Depósito - Archivo topológico

En el caso de que el Sistema documental contemple conservar los referentes (como los libros en una biblioteca o recortes de prensa en un centro de documentación periodística), se debe contar con un archivo quefacilite una buena gestión de este DEPOSITO de entidades (documentos originales o "primarios").

Esto obliga a crear un Archivo que represente la implantación física del depósito (ordenamiento en y ocupación del espacio); la "entrada" será entonces la dirección del documento primario (clave correspondiente a su ubicación). Se le agregarán algunos atributos, los indispensables para obtener unasegunda clave que permita ingresar en el Archivo simbólico primario e identificar plenamente el referente independientemente de la dirección física (como autor, título y edición de un libro; ver ejemplo en Gráfico).

Se conforma así un nuevo archivo directo, llamado "topológico" o "topográfico", tratando de que todos los datos quepen en una sola línea, para adoptar el formato llamado "índicede bandas" (ver ilustración).
Ejemplo de Archivo topológico

Topológico bibliográfico
Dirección Autor Título
M622 Bustos, A. El hígado y la vesícula
I327 Feres, G. Sistemas expertos
Topológico noticioso
Dirección Lugar Actor Acción
1990.03.11/1 Santiago Aylwin asume mando presidencial
1990.03.11/2 Santiago Comandantes en jefe saludan a Aylwin
Nótese la forma de determinar la"Dirección" en el Topológico noticioso: se utiliza la fecha (en notación invertida para asegurar una correcta clasificación) y se distinguen con un número complementario los diferentes eventos de misma fecha.

Archivo de descriptores

El archivo simbólico primario contendrá obviamente los "descriptores" atribuídos para los efectos de facilitar la búsqueda de la información. Sin embargo, en un sistemamanual resulta engorroso buscar descriptores en archivos directos, por lo cual se ha de confeccionar un ARCHIVO INVERTIDO en que la entrada de cada registro sea un DESCRIPTOR (La relación biunívoca del registro es, aquí, con un valor del atributo "Descriptor"). Sólo se dispone -en cada registro- la existencia de un segundo campo y atributo: la lista de las direcciones de los referentes que son...