Bachiller

Prestar documentación archivada
Hay objetivos básico de todas las labores de archivo es el de obtener los documentos deseados, en un mínimo de tiempo. Hay dos razones principales que sueles atrasarla obtención de los documentos archivados:
1. Documento mal archivado.
2. Documento prestado y retenido por alguna persona.

Pueden señalarse tres pasos que deberán seguir en cualquiermétodo de control de la correspondencia que se presta:

1. Atender a la solicitud del material archivado.
2. Registrar el nombre de la persona a quien se ha entregado el material.
3. Seguirlos documentos hasta tanto se devuelvan.

Manejo de las solicitudes de material archivado
En una oficina, los documentos archivados pueden ser solicitados de diferentes maneras: por teléfono,por mensajero o personalmente.
Los papeles archivados deben estar disponibles para ser entregados, tan pronto como se necesiten.
Algunos papeles, después de consultados se devolverá prontamente alos archivo mientras que otros serán retenidos para usarlos por algún tiempo.
No es necesario conservar un registro de los primeros pero es muy importante llevar un registro cuidadoso y completo decada papel y o carpeta que tardaran algún tiempo en ser devuelto tal registro debe ir firmado por la persona que lo solicite.
A los solicitantes de documentos debe pedírseles que llene una tarjetade requisición que contenga la siguiente información:
1. Nombre o asunto de la correspondencia.
2. Fecha en que se hace la solicitud.
La tarjeta debe tener un espacio para insertar lafecha en que sea devuelto el documento.

Método para registrar los papeles solicitados
Cuando el documento pedido salga del archivo y se envié al solicitante, debe hacerse una anotación en elmismo lugar donde estaba el documento archivado, para dejar constancia de quien tiene tal documento.
Cualquiera de los siguientes métodos puede utilizarse para dejar testimonio de que se han...