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Archivo de documentos definición:El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
El fondo documental, como conjunto dedocumentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
El lugar donde se custodia dicho fondo.
La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.
Archivo de documentos: Dentro de las muchas competencias que debes desarrollar comoestudiante del énfasis de Documentación y Registro de Operaciones Contables, se encuentra la de reconocer las normas de archivo y el manejo de los documentos de una empresa. He aquí algo interesante:
Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que sehallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de maneraordenada el material reunido.
Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podráguardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
Los archivos pueden ser:
ACTIVO: Conformado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que se encuentren pendientes de consulta o solución.
Semiactivo:
Formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque nofrecuente.
Archivo pasivo
Esta formado por los documentos activos cuya consulta eventual permite que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia puede tener empleo en lo administrativo
Importanncia:
Es muy importante que la gestión mantenga cierto orden y control sobre los mismos, como así también, esesencial que se utilicen en aquellos casos donde son necesarios; precisamente este es el punto más importante que involucra a la gestión de archivos, y es que, en algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial de la empresa,se deberá recurrir a vieja información de la misma, para poder planificar diferentes estrategias, para consultar cuáles han sido aquellas que han tenido un impactopositivo en el mercado y para hacer diferentes tipos de consultas con el fin de mejorar la capacidad de desarrollo de la empresa.
Además, y para cerrar este artículo, debemos decir que muchas veces se presentan situaciones en las cuales las empresas se deben enfrentar a problemas de tipo legales y fiscales, y precisamente, si la gestion de archivos almacena toda la información sobre este tipo defactores de la empresa, entonces la entidad podrá contar con una factor extra que ayude a hacerle frente a este tipo de inconveniente presentando los documentos informativos necesarios.
Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres...