Bachiller

TRABAJO INDIVIDUAL: ENSAYO OBJETIVO DE LA ADMNISTRACION DOCUMENTAL
PRESENTADO POR: DIEGO FERNANDO VERGEL MOGOLLON

ADMINISTRACION DOCUMENTAL
El Objetivo Básico de la Administración o Gestión Documental en Contar con la Información y/o documentos en una forma ágil, precisa y oportuna, con el propósito de facilitar la operación normal de la empresa y contribuir con la toma efectiva dedecisiones, las cuales hacen que se logren los Objetivos Institucionales.

Durante mi desempeño laboral y profesional, siempre he tenido claro que uno de los aspectos primordiales en cualquier empresa y que no se le da la debida importancia, es el manejo de los documentos, de los archivos, de la información. Siempre he visto que en cada empresa, difieren en los métodos, técnicas, formas, etc, demanejar sus archivos; es más cada funcionario tiene su propia forma de manejar los documentos, basados más que todo en la costumbre ó gustos del jefe, del contador o del dueño. Es muy frecuente, por no decir que el pan de cada día, ver en las empresas como se pierden carpetas, se pierden documentos, no se contabilizan facturas, etc, simplemente por no tener un método y unas normas de manejo de losdocumentos, por no tener claro un procedimiento en el manejo de los mismos. Por esto es de vital importancia la implementación de un sistema de gestión documental, que nos permita o nos facilite la operación de la empresa y tomar decisiones. He visto muchas veces como se toman decisiones a ciegas por este motivo.

Así como para un obrero la herramienta es la pala ó la pica, para losadministradores, los ejecutivos, los empleados, la herramienta es la información. Si contamos con una mala información y tomamos una decisión ó aplicamos un correctivo, existe una mayor probabilidad de equivocarnos y por ende pierde la Empresa. Todo error ó equivocación que se tenga, perjudica directamente la empresa bien sea económicamente, operativamente, sanciones, multas, etc.

Al implementar unsistema de Administración documental, es fundamental el compromiso por parte de la gerencia y de todos los empleados, porque implica un cambio de actitud, un cambio de costumbres de acuerdo a la metodología a implementar. El proceso debe ser conocido por todos los funcionarios y debe existir una socialización del mismo.

Al implementar un sistema de Administración documental, creamos los mecanismosde control en cuanto al manejo de la información, de los documentos y debe tener las siguientes características:
* Debe ser práctico, funcional y ágil.
* Buscamos acceder, consultar y obtener los documentos fácilmente.
* La información debemos tener en tiempo real, es decir CUANDO LA NECESITAMOS.
* El sistema debe ser seguro, es decir “que no todas las personas deben tener accesoal mismo, todo depende de su cargo y su área.
* Buscamos conservar la historia de la empresa y los documentos en buen estado.
* Debemos crear los mecanismos y procedimientos para eliminar información que no requerimos.

Con esto quiero decir, que es de vital importancia para cualquier empresa el manejo de sus documentos, de su información y pienso que las empresas deberían ponerle unpoco más de atención a este aspecto, sobretodo las microempresas, las famiempresas y pymes, y en nuestro medio se tiene la errónea creencia, que debemos organizar las empresas cuando son grandes, creo que una empresa desde que nace debe tener unas bases sólidas a nivel estructural, operativa, y el manejo de la información, es una de ellas.

Ejemplo: Cargo de Recepcionista

CONTROL
* Recibode Documentos: Consiste en la recepción de la correspondencia interna y eterna por parte de la funcionaria de la Entidad, en la cual se radica con la respectiva fecha, hora de recepción, remitente y el destinatario de la misma. Este proceso se realiza a través de un software, en el cual por detrás de la correspondencia se le imprime el ACUSE RECIBO, el cual sustituyó al tradicional sello....