Bachillerato

INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
CENTRO DE FORMACIÓN DESAMPARADOS

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
PORTAFOLIO

PROFESORA
XINIA RODRIGUEZ ROMERO

ELABORADO POR
GRETTEL CHINCHILLA BEMÚDEZ

24 DE AGOSTO DE 2012

i

ADMINISTRACIÓN

DE

DOCUMENTOS

PREFACIO

ii

Como se ha visto a lo largo de la capacitación este proyecto no solo contiene pasos y guías sino que también nosayudara entender mejor el profesionalismo de la gestión de los documentos; logrando así la ejecución de un sistema de administración de documentos que garantice un servicio de calidad, tanto en la empresa privada como en la Administración Pública.
Una oficina gestora demanda mucha responsabilidad pero sobre todo profesionalismo.
Con apoyo grupal e interés de la persona a cargo se acreditara aesta oficina como responsable de la documentación de la empresa en función.

LISTA DE CONTENIDOS

PRESENTACIÓN I
PREFACIO II

CAPITULO I ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N*1
Técnicas, normas, regulaciones Legales Vigentes en los Procesos Archivísticos. 1
Presentación 1
Administración de documentos 1
Procesos que intervienen en la administración dedocumentos 1
Controlar 2
Organizar 2
Dotar de personal 2
Dirigir 2
Planear 2
Sistema de administración de documentos 3 Componentes básicos de Entrada, Salida, Proceso, Salida y Realimentación 4
Gestión de Documentos 5
Objetivo
Importancia 5
Producción 6
Partes de la Carta 6
Documentos 7Concepto 7
Tipo documental 8
Tamaño y Dimensión 8
Formato 9
Forma 10
Cantidad 11
Utilización y mantenimiento 12
Eliminación de documentos 13
Valor de los documentos 14
Valor Primario 14
Valor Secundario 14
Custodia de un documento 15
Documentos archivables 16
Calidad total, calidad de vida,calidad de medio
Archivística
Formas de Archivar
Archivo de Gancho o Espigón
Archivo de Paloma
Archivo de Carpeta de Acordeón
Archivo Tabla de Shannon
Archivo Vertical

Conceptos de Archivo
Elementos importantes

Capitulo II, Actividad de Aprendizaje 2, Clasificación Documental 20

Capitulo III, Actividad de Aprendizaje3, Ordenación Documental 30Capitulo IV, Actividad de Aprendizaje 5, Selección Documental 40

RECOMENDACIONES 50

BIBLIOGRAFÍA 51

1

Actividad de aprendizaje 1
Técnicas, Normas, Regulaciones Legales Vigentes en los Procesos Archivísticos.

Presentación

El propósito de esta unidad es ofrecer las técnicas, normas, regulaciones legales, y normas de salud ocupacional vigentes ennuestro país y que son fundamentos básicos en la realización de los diferentes procesos archivísticos que conllevan un sistema de administración de documentos.

Administración de documentos

Las empresas y entidades gubernamentales reúnen como producto de sus funciones y actividades diversos documentos, por lo que necesitan de un sistema ágil que permita un servicio efectivo y seguro.Administrar es el proceso por el cual se combinan recursos en un sistema integrado, para lograr objetivos previstos.




Proceso administrativo intervienen las siguientes funciones:
PLANEAR

CONTROLAR
DIRIGIR
DOTAR DE PERSONAL
ORGANIZAR



2

En la administración delos documentos, cada función administrativa es esencial para que el proceso sea eficiente.
Tiene relación una conla otra, aunque sean independientes y son operacionales.

Planear
Es determinar lo que se desea lograr y decidir los medios para hacerlo. Incluye establecer metas para la ciudad o empresa en cuanto el sistema de administración de documentos y además planificarla s necesidades de equipo y los materiales necesarios para la implementación o marcha.

Organizar
Comprende distribuir recursos...