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Desde el comienzo de la organización de un evento, el armado de un listado de necesidades de productos y servicios que tendremos que contratar para los días que dure nuestro encuentro, es una de las acciones a tener en cuenta y armar en primer lugar, junto al brief y el cronograma de planificación.
Es muy importante que reflexionemos sobre todas las posibles necesidades concretas para él o losdías del evento, nos va a permitir tener un conocimiento de un panorama general y nos orientará para saber hacia dónde vamos a dirigir nuestras energías en cuanto a:
• Qué proveedores debemos contactar
• Qué tipo y cantidad de personal al contratar
Este listado también nos va a permitir a futuro conocer qué presupuestos vamos a tener que solicitar y nos va a servir para negociar con posiblesempresas patrocinadoras, ya que a veces no sólo colaboran económicamente, sino que se hacen cargo de por ejemplo los programas, de la secretaría, de la cartelería, de los libros de resúmenes, etc.
A continuación, enumeramos un listado genérico con necesidades:
• Planificación: espacio, comunicaciones telefónicas, conexión a internet, viáticos, material de librería, fotocopias, etc.
• Difusión ypromoción: diseño, edición e impresión del material, anuncios, pre programas, pines, calendarios, folletería en general, viajes, participaciones en otros eventos, stands, lapiceras, etc.
• Logística: viáticos, propinas, fletes, servicios de mensajería, etc.
• Asesorías: abogados, contadores, arquitectos, etc.
• Inscripción: sistema para el registro de los participantes, logística
•Acreditación: bolsos, lapiceras, hojas, credenciales, diplomas, computadoras, etc.
• Servicio de Catering: almuerzos, cenas, cocktails, actividades sociales, coffee break, etc.
• Servicio de sonido y proyección: computadoras, cañón o proyector, iluminación, micrófonos, etc.
• Señaléctica: cartelería para salón, para el estrado, podio, de orientación, etc.
• Programa: diseño, edición e impresión delprograma final, programa de bolsillo, cronogramas generales, etc.
• Regalos: a invitados especiales, souvenirs a los asistentes, premios, etc.
• Ambientación: arreglos florares, telones, panelería para exposiciones, etc.
• Personal: pre y durante el evento, secretarias, orientadores, asistentes de sala, etc.
• Otros servicios: centro de mensajes, periódicos, livings, bares o salones especiales,pasajes y alojamiento, etc.
¿Cuál es la ventaja de preparar este listado mientras nos encontramos planificando el evento?
Nos va a ayudar a tomarnos el tiempo para pensar en cada espacio que vamos a incorporar durante el evento, a poder prever servicios a contratar y así comparar precios y conseguir descuentos. Es muy importante hacer un seguimiento de este listado durante toda la planificación, yasí poder ir agregando nuevas necesidades o seleccionar las que ya se encuentran solucionadas.
Tip extra: Acordate que con Eventioz podés gestionar de manera muy simple el registro de las inscripciones para tu evento y además reducir los tiempos durante la acreditación utilizando las herramientas móviles que te ofrecemos.
• Comité de mercadotecnia:

Comité de Mercadotecnia.
Los miembros de estecomité se encargarán de las actividades propias de comunicación, información, promoción, publicidad y ventas para todas las áreas de acción que se trabajan en la asociación, y trabajarán hombro a hombro con todos los comités pertenecientes a la asociación en las áreas en las que éstos interactúan y /o dependen unos de otros.

Metas.
1. Establecer el nombre de la asociación como el principalmedio de información y apoyo para la comunidad mexicana y amigos de México en Holanda.

Objetivos:
1.1 Realizar un proceso de Branding con el cual se destaquen los valores y conceptos relacionados a la asociación y mediante el cual establezcamos una relación / conexión entre la comunidad, sus sentimientos, valores, forma de vida y lo que define, destaca y distingue el nombre de la asociación y...