Balance General






Tema
Funciones del Departamento Administrativo y de Finanzas

Profesora
Cruz Dircia Castillo

Fecha
16-01-2015
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Descripción
Este departamento es el encargado de gestionar, administrar y controlar los recursos financieros de personal, tecnológicos, adquisiciones, infraestructuras, para lo cual se debe llevar una correcta formulación yejecución presupuestaria.
Funciones
Seguros: es importante estar al día en este ámbito del departamento debido a que no solo hay que proteger a la empresa sino a todas las personas que trabajan para ella. Los más utilizados en este ámbito son:

Seguros de vida para los empleados de la empresa (caídas, quemaduras, accidentes…)
Seguros de transporte utilizados para los medios de transporte quellevan los materiales de un lugar a otro.
Seguro de materiales (manteles, sillas, cubertería, cristalería…)

Todos estos seguros se consiguen mediante contratos que se realizan con las aseguradoras. Aunque es diferente en caso de los seguros de materiales y transportes, ya que solo se aplicarían si se lleva a cabo el alquiler de estos y la propia empresa que renta te los proporciona.Licencias: son los documentos de carácter legal que nos permite llevar a cabo una empresa. Son regidos por la ley en cuestión del concepto, que este caso sería de banquetes y catering.

Autorización de apertura
Registro del negocio
Licencia de privilegio de ventas
Certificado de manipulador de alimentos de alto riesgo.
Licencia de catering
Inspección de cocina
Leyes de zonificación
Asociacióndel propietario

Con respecto a República Dominicana tenemos en cuenta la Licitación MOPC-CCC-LPN-006-2014 (servicio de Catering).

Contratos: permiten establecer por escrito un acuerdo entre el cliente y la empresa de catering. De forma que en estos tienen que estar detallados todas las condiciones que se deban tomar en cuenta, tanto por parte del cliente como por parte de la empresa encuestión de pagos.

Teneduría de libros: Consiste en el proceso rutinario de registrar, clasificar, y resumir la información dada de cada una de las transacciones efectuadas por la empresa.

Presupuesto: tras determinar qué es lo que quiere el cliente, se elabora una lista con las características detalladas de cada uno de los materiales que se pidieron así como las recetas a usar en el menú,acompañados todos ellos con sus correspondientes precios de forma que se vea cuál será el costo. También se hará un presupuesto interno en materia de costos de alimentos y materiales con el fin de llevar un registro detallado de cuanto se debe invertir y saber cuánto podemos llegar a recuperar.

Compra de los alimentos: proceso en el que se compra todos los materiales que se necesitan para llevar a caboel banquete, ya sea en materia de ingrediente para la producción del menú, así como los materiales que sean necesarios para la decoración y el montaje.

Menú: se trata de la estandarización y costeo de cada una de las recetas de los platos que se van a servir en el menú. Incluye el costo real por el cual se compra el producto.

Fijación del precio del cubierto: una vez establecidos los costos,se estima cuál es el porcentaje que nos cubriría los gastos que se realizarán en el banquete y cuál es el porcentaje de beneficio que queremos recibir.

Inventario: se trata de un registro detallado de la cantidad de cada uno de los materiales, así como de los alimentos, que tenemos bajo nuestra disposición para poder llevar a cabo una correcta rotación de los mismos. También nos permiteposeer la cantidad necesaria sin que sobre ni que falte. El más usado en estos casos es el FIFO (first in, first out) aunque existe otros.

Organigrama

Descripción de puestos
Gerente de Administración y Finanzas
Nombre del Puesto: Gerente de Administración y Finanzas
Supervisa a: Encargados de Inventario y de Compras


Tareas:
Tener al día los seguros y las licencias.
Costeo y...