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ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN

© Archivo General de la Nación 2004

INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS

Archivo de Trámite

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Principios técnicos del manejo de
la documentación activa
Políticas

Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva

Etapa
Activa

Documento

Etapa Histórica
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Etapa Activa

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• Esta inicia en la
unidad central
de
correspondencia
y en las
unidades de
documentación
en trámite

Etapa Activa

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• Es a partir de la
recepción o creación
de los documentos
que toda actividad
administrativa dentro
de las dependencias
tiene sustento. Y es a
partir de ese
momento que inicia
el ciclo de vidade los
documentos

Archivo de trámite

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• Es la Unidad responsable de la
Administración de documentos de
uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa

Actividades

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• Recepción de
• Organización y
correspondencia
control de
expedientes
• Seguimiento ycontrol de
• Control y
documentos de
préstamo de
trámite
expedientes
• Despacho de
• Transferencia
correspondencia
Primaria

Recepción

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• La recepción de
documentos
constituye un acto
jurídico y
administrativo que
compromete a la
Dependencia para la
realización expedita y
eficiente de un
trámite institucional

Políticas

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• 1.- Garantizar el control y seguimiento
institucional de la documentación recibida por
la dependencia, desde el momento de su
ingreso
• 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna
de la documentación recibida, al área que se
encargará de su trámite
• 3.- Garantizar que la documentación recibida
sea captada y organizada sistemáticamente,
conservándola comoantecedente para futuras
decisiones y gestiones

Seguimiento

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• El seguimiento y control de la
documentación recibida oficialmente en
la Dependencia para su trámite,
constituye un aspecto medular tanto
para el correcto y oportuno desarrollo de
la gestión administrativa, como para la
adecuada integración y preservación de
los recursos informativosde las
instituciones públicas.

Políticas

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• 1.- Garantizar que
las gestiones que
tengan lugar en la
Dependencia, con
el ingreso de la
documentación
oficial se lleve a
cabo con la debida
oportunidad y
calidad

Políticas

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• 2.- Que la información
tramitada sea
sistemáticamente
recuperada yconservada a nivel
institucional, a efecto de
brindar antecedentes
completos y precisos
para la correcta toma de
decisiones en los
trámites futuros de la
Dependencia

Políticas
• Despacho de Correspondencia

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• 1.- Garantizar que los documentos
generados por las entidades
administrativas de la Dependencia sean
recibidos oportuna y completamente por
susdestinatarios, en el contexto del
proceso continuo de tramitación y
comunicación documental.

Políticas
• Archivación y control de documentos en
trámite

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• 1.- Mantener el seguimiento y control
de los documentos sujetos a trámite
hasta su integración final al archivo,
garantizando que todas las piezas
tramitadas sean conservadas de
manerainstitucional

Políticas

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• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo
documentos oficiales, en el momento y del
modo adecuado.
• 3.- Conservar sistemáticamente
organizados los documentos gestionados
por la Dependencia, integrando lógicamente
los antecedentes institucionales y
garantizando su fácil localización y consulta

Transferencia

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