Base de datos ii

UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARITEGUI

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT ACCESS ¿Qué es Access? Access es un programa comercial desarrollado por Microsoft. Se refiere a un sistema gestor de Base de Datos (BD) diseñado para ser utilizado en computadoras personales. Access proporciona una serie de herramientas de apoyo que facilitan la creación y administración de una base de datos. ¿Qué es una Base de Datosen Access? Una Base de Datos se puede definir como un conjunto de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. La BD es un sistema formado por un conjunto de datos almacenados, que permite el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulan ese conjunto de datos. Una Base de Datos en Access es un archivo que contiene datos (estructurados e interrelacionados) yobjetos que definen y manejan esos datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Incluso, se pueden definir estrategias de seguridad e integridad. Es importante mencionar que pueden coexistir en un disco varias bases de datos, absolutamente independientes entre sí. En algunos otros sistemas, como DBase, una base de datos es un directorio del disco en el que se encuentranmultitud de archivos que contienen los datos y los objetos. Objetos de una Base de Datos Los diferentes objetos que puede contener una BD, son:

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Tablas. Las tablas se pueden definir como una colección de registros. El diseño de tablas consiste en el diseño de campos necesarios para almacenar correctamente lainformación. Consultas. Operaciones que pueden realizarse sobre los datos de las tablas: selección de datos, inserción, modificación, eliminación, entre otros. Formularios. Pantallas que se presentan a los usuarios de una BD para que tengan un acceso amigable a los datos y operaciones. Reportes. Formatos de presentación de los datos para generar copias impresas de la información registrada en laBD. Macros. Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulos. Segmentos de código en lenguaje de alto nivel que permiten realizar operaciones complejas con los datos y objetos de la BD. Creación de una Base de Datos Al crear una base de datos vacía en Access, en ella se almacenan algunos datos y objetos del sistema, los cuales están ocultos al usuario yal programador. Por lo tanto, antes de tener acceso a la base de datos vacía, se debe tener un directorio para guardarla en disco. Ahora, el paso a realizar, es la creación de la nueva BD. Es importante advertir, que al contrario de lo que ocurre en la mayoría de los programas (Word, PowerPoint), los datos de una BD no necesitan ser explícitamente guardados, esto debido a que se está trabajandocon los datos originales y no con una copia en RAM como usualmente sucede con otro tipo de aplicaciones; es decir, no se necesita estar seleccionando la opción de “guardar”, cuando se agrega o se elimina un registro, ya que estos cambios se realizan de manera automática. Para crear la nueva BD, es necesario acceder la opción Nueva (new) del menú Archivo (file) y seleccionar Base de Datos Vacía(blank database); y en la pantalla que aparece, deberá dar un nombre a la nueva BD.

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El archivo de una Base de Datos Access tiene la extensión MDB (Microsoft DataBase). Además de este archivo, puede existir otro con la extensión LDB. Este último contiene información de bloqueo de registros, que permite elacceso seguro de múltiples usuarios de forma concurrente. El archivo de la BD permanece abierto mientras se trabaja con la BD, y únicamente se cierra cuando la BD es cerrada de forma explícita, con la opción correspondiente. Si por cualquier problema la BD no se cierra correctamente, ésta podría dañarse. MANEJO DE TABLAS Introducción Las tablas son las estructuras que permiten almacenar los datos...