Base de datos y tablas dinamicas

Universidad Complutense de Madrid CURSOS DE FORMACIÓN EN INFORMÁTICA

Bases de datos en Excel

Hojas de cálculo

Tema 5

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Bases de datos en Excel
Hasta ahora hemos usado Excel básicamente para realizar cálculos con datos numéricos mantenidos en celdas de las hojas. En Excel también podemos trabajar con bases de datos. Las bases de datos contienen tablas; las filas son losregistros; las columnas se corresponden con los campos de los registros. Las capacidades de Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos. Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente. Si lasposibilidades de Excel se quedan cortas, entonces habrá que recurrir a Access u otro sistema de gestión de bases de datos.
Dentro del programa de cursos CFI también se imparte un curso de "Introducción a las bases de datos" en el que se cubre Microsoft Access.

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Conceptos básicos de bases de datos
Las tablasnormalmente se interpretan como listas. Las filas de la tabla se corresponden con los elementos de la lista. La lista tiene tantos elementos como filas tenga la tabla (sin contar la fila superior de títulos). Cada elemento de la lista se denomina registro.

2º registro

Campos; con nombres (títulos) distintos

Todos los registros tienen la misma estructura. La estructura viene dada por unconjunto de campos, las columnas de la tabla. Cada campo es un dato del registro. Cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
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Una base de datos

Trabajaremos con una lista de ventas de consumibles informáticos:
Los nombres de campos ocupando una sola celda.

Sin filas en blanco.La primera fila en blanco indica el final de la lista.

Se debe dejar una fila en blanco antes de los totales, promedios, ...
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Una base de datos
Esta base de datos es muy sencilla. Tan sólo contiene una tabla. Las bases de datos a menudo contienen varias tablas, con la información distribuida entre esastablas. La información de las tablas puede estar relacionada. Las bases de datos relacionales, como Access, son muy eficientes y permiten manejar cómodamente grandes listas de registros. Excel sólo permite trabajar con bases de datos muy simples. Para muchas ocasiones será suficiente, pero para bases de datos más completas, complejas y profesionales no resultará adecuado. La tabla de la base de datosde ejemplo establece seis campos: Fecha, Nombre (del cliente), Apellidos (del cliente), Artículo, Precio y Unidades. Hay 25 registros.

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Operaciones sobre la base de datos
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: Organizar (ordenar) los registros con un orden determinado.Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente. Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupoantes de elegir la opción del menú.

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Ordenación de la base de datos
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

De menor a mayor o de mayor a menor

Como se ve, se puede...