base de datos

BASE DE DATOS
Son la herramienta informática más apropiada para almacenar y reportar la información financiera que las instituciones de micro finanzas utilizan.

Operan bien en una institución que depende de un gran volumen de
información y que cuenta con información histórica o basada en el tiempo.
Pueden generar reportes complejos a partir de una fuente de datos voluminosa.
Lo másimportante es que las bases de datos crean sistemas de información funcionales.
Organizan la información en un sistema de acuerdo con sus elementos
(así como los pagos programados y reales de los préstamos) y de acuerdo con las
relaciones que existen entre esos elementos. La estructura de la base de datos
mantiene estas relaciones a través de variables clave.
Otra característica importante de lossistemas de bases de datos es que requieren
de reglas bien definidas que siempre se aplican en los procedimientos. Una
institución que ha operado de acuerdo con decisiones o reglas subjetivas puede
tener dificultad en adaptarse a este estilo de trabajo.
La sección siguiente describe cómo se estructuran las bases de datos. Para
aquellas instituciones de microfinanzas que están diseñando unabase de datos
personalizada, un punto de partida ideal es estudiar la estructura de los archivos
de datos de uno de los programas que se encuentran comúnmente disponibles
para identificar necesidades de información importantes (vea el anexo 4 para
apreciar un listado de algunos de estos programas).
Los gerentes y aquellos involucrados en el diseño de sistemas necesitan contar con
unconocimiento básico sobre el diseño de bases de datos para poder comunicarse
efectivamente con los programadores y analistas de sistemas durante el proceso de
diseño. También necesitan comprender las implicaciones y restricciones involucradas
con el cambio de la estructura de la base de datos en el futuro.
Ejemplo de una estructura de base de datos
Para explicar la estructura de una base de datos, esconveniente utilizar un modelo
conceptual de un sistema simple de seguimiento de los préstamos. Los diseñadores
de este sistema identificaron cuatro elementos básicos — el cliente, el préstamo, el
calendario del préstamo y el reembolso del préstamo — e identificaron la información
que ellos querían almacenar y accesar para cada uno de estos elementos.
• Cliente : persona que obtiene unpréstamo.
nombre: el nombre del cliente.
dirección: la dirección del cliente.
112 SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL PARA INSTITUCIONES DE MICROFINANZAS:GUÍA PRÁCTICA
ANEXO1 INTRODUCCIÓN A LOS PROGRAMAS Y TECNOLOGÍAS DESIG 113
Recuadro A1.2
Recomendaciones con respecto a la elección de un programa de base
de datos
• Antes de seleccionar a un programador o a una empresa, siempre consulte con susclientes previos. ¿Están ellos satisfechos con los programas que adquirieron? ¿Fue
el programa elaborado oportunamente? ¿Responde el programador rápidamente a
las llamadas de emergencia y a los requerimientos rutinarios de mantenimiento?
• Cuando sea posible, adquiera programas de bases de datos que ya se encuentren en
uso en varias instituciones, aunque se requieran adiciones y modificaciones.Establecer un sistema sobre la base de un programa existente incrementa de manera
importante la probabilidad de que el sistema funcione bien. Si se va a adquirir un
sistema actualmente en uso, esté seguro de dedicar suficiente tiempo en revisar
cómo funciona el programa y en consultar a los usuarios si están satisfechos con éste.
• No espere que un programa opere perfectamente todo el tiempo.Debido a la
complejidad involucrada en la programación de computadoras, aun los programas
más ampliamente distribuidos tienen problemas (defectos). Los programas
consisten de muchas secciones independientes de secuencias de instrucción, cada
una de las cuales opera sólo bajo condiciones especificas. Una sección que contiene
un error puede ser operada ocasionalmente y esto puede causar la...