Base De Datos

3.3 Bases de Datos

“Las bases de datos son poderosas herramientas para almacenar, catalogar y consultar información. Imaginemos los libros contenidos en una biblioteca. Para gestionar la biblioteca sería precisa una aplicación que nos permitiese almacenar la información relevante de un libro, de los usuarios de la biblioteca, así como de los movimientos de préstamos y devoluciones. Pero, másaún la capacidad de almacenar dicha información, lo que nos interesa en esta aplicación será la posibilidad de consultarla rápida y eficazmente. Todas esas funciones son posibles mediante el uso de las bases de datos.
La mayor parte de las bases de datos almacenan información mediante tablas. La información de las diversas tablas, además, está relacionada entre sí, por ello, en la gestión de labiblioteca bastará escribir el número de carné del usuario o el ISBN del libro para obtener sus datos. A ese tipo de base de datos se las denomina base de datos relacionales, y su historia se remonta a comienzo de la década de 1970.”
“Microsoft Access nos permite ejecutar para el diseño de tablas, en relación a campos y columnas, y para la creación de relaciones y uniones.”
Así, una base de datoses una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es unacolección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.
A veces se utiliza DB, de database en inglés, para referirse a las bases de datos.

Uso de Microsoft Access

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo dondese puede escoger o crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”. A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la extensión por defecto para las bases de datos de Access (MicrosoftData Base).
Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras.Conforme nos movemos entre estas seis fichas se ven listados de todos los objetos de ese tipo que contiene la base de datos activas (en este momento no habrá ninguno). A lado de este listado aparecen tres botones: Abrir, Diseño y Nuevo (en algunos de los objetos cambia el nombre pero sus funciones son similares). El primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto yacreado para hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo objeto, que dependerá de la ficha que esté activada.

Tablas
Una tabla es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros.
En una tabla, un campo es una clase de información comopuede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento específico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser único en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los...