Bases de datos

Bases de datos

1. Aunque pudiera parecer complicado entender el término, base de datos es uno de los conceptos más utilizados por cualquier persona, tenga o no contacto con las computadoras, ya que casi todos hemos tenido que trabajar con una de ellas en algún momento. Las bases de datos se han utilizado desde tiempos remotos, aunque no se hallan denominado de esa manera, ya que se puededecir que una base de datos es cualquier colección de datos compilados.
2. Con la introducción de las computadoras en el ámbito de la educación, los negocios y los medios de información, se acuñaron los términos Database (Base de datos) para una colección o recopilación de datos relacionados y organizados en forma electrónica, y DBMS, DataBase Manager System (Sistema de administración de basesde datos) para el programa que se encarga de crear y administrar la base de datos.
3. Access es un DBMS y los archivos que genera y administra son las Bases de datos (Database).
4. Un directorio telefónico es una base de datos en la cual aparecen nombres, domicilios y números telefónicos, ordenados de la manera más conveniente. Las tablas estadísticas de cualquier tipo: cifras de población,volúmenes de producción, afluencia de turistas, fluctuaciones del mercado de valores, movimientos migratorios, paridades monetarias, y en general, sobre cualquier tema, son bases de datos.
5. Los datos se representan como renglones y columnas; es decir, en forma tabular, como la información financiera o contable. Si los datos se encuentran estructurados, no importando los temas (comerciales,médicos, escolares, periodísticos o sociales), se está trabajando con bases de datos.
6. Las principales ventajas de manejar los datos con Access son: la facilidad para procesar la información, la gran velocidad de respuesta, la posibilidad de organizar los datos conforme a criterios distintos, la precisión en los cálculos y la obtención de informes fácilmente.
7. Una base de datos seintegra con elementos que tienen algún tipo de relación, lógica o causal entre sí; por lo tanto, cuando se agrupan datos que nada tienen que ver los unos con los otros, no se tiene una base de datos. En una base de datos se deben reunir elementos informativos u observaciones –datos– que respondan a una problemática en particular, con un interés para quien la está integrando.
8. Una base de datosbien estructurada se integra con información relativa a un concepto principal definido. Por ejemplo, si la base de datos consiste en un directorio telefónico, el concepto principal es, las personas o empresas que se incluirán y los datos: nombre, domicilio, código postal y número telefónico, por ejemplo. Si se trata de la nómina de una empresa, el concepto principal consiste en el registro del pagoa los empleados y sus datos serán: número del empleado, nombre, departamento en el que labora, conceptos del ingreso e importe, conceptos de deducción e importe, pago neto, fecha de pago y período que comprende.
9. Cada uno de los datos que se incluyen en la base de datos (nombre, domicilio, fecha, etc.), recibe el nombre de Campo (Field) y se ubica en las columnas, mientras que el conjuntode campos que se refiere a un concepto en particular, como una persona, empresa, producto, actividad o cualquier otro, se denomina Registro (Record) y ocupan los renglones o filas de la tabla. Un Registro es, por tanto, la unidad de información que se refiere a un mismo concepto.
10. Los Registros pueden contener uno o más Campos. Cada campo se refiere a una característica o dato particular delregistro.
11. Es posible crear una Base de datos de Access en blanco (Blank Access database), se puede acudir a los Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de Access (Access database wizards, pages, and projects) o Abrir un archivo existente (Open an existing file), si es que existe alguno. Es probable que en la lista aparezca la base de datos de ejemplo de Microsoft: Neptuno....