Bases de Datos

Sistemas de Información Gerencial
Administración de la Empresa Digital
Kenneth C. Laudon y Jane P. Laudon – X Edición
6.1 ORGANIZACIÓN DE DATOS EN UN ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVO
Un sistema efectivo de información da a los usuarios información exacta, oportuna y relevante. La información
exacta está libre de errores. La información es oportuna cuando está disponible en el momento que larequieren los
encargados de la toma de decisiones. La información es relevante cuando es útil y adecuada para los tipos de trabajo y
decisiones que la necesitan.
Se sorprendería de saber que muchas empresas no cuentan con información oportuna, exacta o relevante
porque los datos de sus sistemas de información están mal organizados y con un mantenimiento deficiente. A esto se
debe que laadministración de datos sea tan importante. Para entender el problema veamos la manera en que los
sistemas de información organizan los datos en archivos de computadora y los métodos tradicionales de administración
de archivos.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Un sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza a campos,
registros, archivos y basesde datos (vea la figura 6 1). Un bit representa la unidad más pequeña de datos que puede
manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado un byte, representa un carácter, el cual puede ser una letra, un
número u otro símbolo. Una agrupación de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un número completo
(como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de camposrelacionados, como el nombre de un
estudiante, el curso que toma, la fecha y el grado, conforma un registro; un grupo de registros del mismo tipo se llama
archivo.
Por ejemplo, los registros de la figura 6 1 podrían constituir el archivo de un curso de un estudiante. Un grupo de
archivos relacionados forma una base de datos. El archivo de curso del estudiante que se ilustra en la figura 6 1 sepodría agrupar con archivos sobre los antecedentes personales y financieros de los estudiantes para crear una base de
datos de estudiantes.
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el cual se almacena y
conserva información. Cada característica o cualidad que describe a una entidad en particular se llama atributo. Por
ejemplo, ID_Estudiante, Curso,Fecha y Grado son atributos de la entidad CURSO. Los valores específicos que pueden
tener estos atributos se encuentran en los campos del registro que describen la entidad CURSO.

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Un sistema de cómputo organiza los datos en una jerarquía que empieza con el bit, el cual representa ya sea un 0 o un 1.
Los bits se pueden agrupar para formar un byte para representar un carácter,número o símbolo. Los bytes se pueden
agrupar para formar un campo y los campos relacionados se pueden agrupar para formar un registro. Los registros
relacionados se pueden conjuntar para formar un archivo y los archivos relacionados se pueden organizar en una base de
datos.

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PROBLEMAS CON EL ENTORNO TRADICIONAL DE ARCHIVOS
En la mayoría de las organizaciones, los archivos de datos ylos sistemas marcaban una tendencia a crecer de
manera independiente sin ajustarse a un plan a nivel de toda la empresa. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos
humanos y ventas y marketing, desarrollaban sus propios sistemas y archivos de datos. La figura 6 2 ilustra el enfoque
tradicional del procesamiento de la información.
Desde luego, para operar, cada aplicación requería suspropios archivos y su propio programa de cómputo. Por
ejemplo, el departamento de recursos humanos podía contar con un archivo maestro de personal, un archivo de
nómina, un archivo de seguros médicos, .un archivo de pensiones, un archivo de listas de correo y así hasta que se
creaban decenas, tal vez cientos, de archivos y programas. El departamento de finanzas también podía contar con un
archivo...