Bases De Datos

PASOS PAR A UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. La Producción Documental, comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
* Creación y diseño de documentos.
* Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
* Determinación yselección de soportes documentales.
* Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
* Determinación de uso y finalidad de los documentos.
* Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.* Adecuado uso de la reprografía.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

* Ley 527 de 1999, Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.
* Decreto 2150 de 1995, Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos.
* Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funcionespúblicas.

2. Recepción de documentos, se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónicoy cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

* Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
* Decreto 2150 de1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

3. La distribución, se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso sedistinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
* Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
* Clasificación de las comunicaciones.
* Organización de documentos en carpetas.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

* Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
* Acuerdo 060 de 2001.Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

4. tramite, en desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
* Recepción de solicitud o trámite
* Respuesta

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
* Constitución Política.Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
* Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
* Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo.Derecho de petición.
* Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
* Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno.

5. organización,...