Bases
Páginas: 14 (3444 palabras)
Publicado: 11 de diciembre de 2013
ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
a. Definición de la necesidad:
En consideración a que el Sistema de Gestión Documental Oficial del DNP –ORFEO, requiere de un continuo proceso de implementación de ajustes a los requerimientos de acuerdo con las necesidades de las dependencias del DNP y del Sistema General de Regalías a nivel nacional, se hace necesario la realización de lassiguientes actividades: a) Apoyo en ajuste de expedientes virtuales de las dependencias según conformación física de los mismos; b) Interoperabilidad con otros sistemas de información; y c) Asesoría para incorporación de documentos e información que se encuentran en otros formatos (PDF, MSG - correos electrónicos) y en otros discos (“S”, “O”), según la directriz impartida por el Grupo de Archivo yBiblioteca para complementar los expedientes virtuales de cada dependencias. Asimismo, integrar lo correspondiente al tema de gestión documental en el sistema, teniendo en cuenta las disposiciones del Gobierno Nacional.
Lo anterior, con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad archivística que establece el Archivo General de la Nación en cuanto a las actividades relacionadas con la gestióndocumental, gestión de procesos y gestión de información tecnológica, de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y la última reglamentación; Decreto 2609 de 2012, “por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, relacionado con gestión de documentos, modificando también parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 …”, relacionados con archivo electrónico de documentos y expedienteelectrónico respectivamente; del mismo modo en su capítulo IV la gestión de documentos electrónicos de archivo, así mismo los acuerdos 003, 004 y 005 del 15 de marzo de 2013 los cuales se refieren a la reglamentación del comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación, modificación del procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de lastablas de retención documental y establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas; la anterior normatividad se actualiza para la automatización en los diferentes procesos de las entidades públicas del país.
Es por eso la importancia de la Mesa de Ayuda, la cual permite apoyar la labor productiva de los usuarios,garantizando la explotación eficiente de cada una de las aplicaciones, buscando a su vez la manera más eficiente y rentable de realizar esta labor. Por tanto, para lograr este propósito se debe contar con recurso humano idóneo y con capacidad de sensibilizar el aprendizaje del sistema a cada uno de los usuarios del Departamento Nacional de Planeación. Es por ello que la Subdirección Administrativa,requiere la contratación de personal que apoye en la tarea de implementación y ajuste a los requerimientos del Sistema de Gestión Documental –ORFEO.
b. Descripción del objeto a contratar y especificaciones (Actividades):
Objeto:
Apoyar el Proceso de Gestión Documental a través del Sistema de Gestión Documental Oficial del DNP - ORFEO y a las solicitudes efectuadas por los usuarios del mismo,apoyando a las diferentes dependencias del DNP, sedes de Regalías que integran el Proyecto de Interventorías Administrativas y Financieras a las Regalías y nuevo Sistema General de Regalías.
Actividades Específicas:
En desarrollo del objeto el CONTRATISTA deberá realizar las siguientes actividades:
1. Apoyar al Sistema de Gestión Documental, en el análisis, ajustes o cambios que generantemas de mejoras.
1. Apoyar las actividades de creación de expedientes virtuales que se realizan en las distintas dependencias, sedes de Regalías que integran el Proyecto de Interventorías Administrativas y Financieras a las Regalías y nuevo Sistema General de Regalías a través del sistema, teniendo en cuenta los lineamientos de archivo en el proceso de Gestión Documental del DNP.
2. Apoyar...
a. Definición de la necesidad:
En consideración a que el Sistema de Gestión Documental Oficial del DNP –ORFEO, requiere de un continuo proceso de implementación de ajustes a los requerimientos de acuerdo con las necesidades de las dependencias del DNP y del Sistema General de Regalías a nivel nacional, se hace necesario la realización de lassiguientes actividades: a) Apoyo en ajuste de expedientes virtuales de las dependencias según conformación física de los mismos; b) Interoperabilidad con otros sistemas de información; y c) Asesoría para incorporación de documentos e información que se encuentran en otros formatos (PDF, MSG - correos electrónicos) y en otros discos (“S”, “O”), según la directriz impartida por el Grupo de Archivo yBiblioteca para complementar los expedientes virtuales de cada dependencias. Asimismo, integrar lo correspondiente al tema de gestión documental en el sistema, teniendo en cuenta las disposiciones del Gobierno Nacional.
Lo anterior, con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad archivística que establece el Archivo General de la Nación en cuanto a las actividades relacionadas con la gestióndocumental, gestión de procesos y gestión de información tecnológica, de acuerdo a la Ley 594 de 2000 y la última reglamentación; Decreto 2609 de 2012, “por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, relacionado con gestión de documentos, modificando también parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 …”, relacionados con archivo electrónico de documentos y expedienteelectrónico respectivamente; del mismo modo en su capítulo IV la gestión de documentos electrónicos de archivo, así mismo los acuerdos 003, 004 y 005 del 15 de marzo de 2013 los cuales se refieren a la reglamentación del comité evaluador de documentos del Archivo General de la Nación, modificación del procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de lastablas de retención documental y establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas; la anterior normatividad se actualiza para la automatización en los diferentes procesos de las entidades públicas del país.
Es por eso la importancia de la Mesa de Ayuda, la cual permite apoyar la labor productiva de los usuarios,garantizando la explotación eficiente de cada una de las aplicaciones, buscando a su vez la manera más eficiente y rentable de realizar esta labor. Por tanto, para lograr este propósito se debe contar con recurso humano idóneo y con capacidad de sensibilizar el aprendizaje del sistema a cada uno de los usuarios del Departamento Nacional de Planeación. Es por ello que la Subdirección Administrativa,requiere la contratación de personal que apoye en la tarea de implementación y ajuste a los requerimientos del Sistema de Gestión Documental –ORFEO.
b. Descripción del objeto a contratar y especificaciones (Actividades):
Objeto:
Apoyar el Proceso de Gestión Documental a través del Sistema de Gestión Documental Oficial del DNP - ORFEO y a las solicitudes efectuadas por los usuarios del mismo,apoyando a las diferentes dependencias del DNP, sedes de Regalías que integran el Proyecto de Interventorías Administrativas y Financieras a las Regalías y nuevo Sistema General de Regalías.
Actividades Específicas:
En desarrollo del objeto el CONTRATISTA deberá realizar las siguientes actividades:
1. Apoyar al Sistema de Gestión Documental, en el análisis, ajustes o cambios que generantemas de mejoras.
1. Apoyar las actividades de creación de expedientes virtuales que se realizan en las distintas dependencias, sedes de Regalías que integran el Proyecto de Interventorías Administrativas y Financieras a las Regalías y nuevo Sistema General de Regalías a través del sistema, teniendo en cuenta los lineamientos de archivo en el proceso de Gestión Documental del DNP.
2. Apoyar...
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