basico

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.



Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos yfinancieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y

eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.



· Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:



a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b. Auxilian en la inducción al puesto.

c. Describen en forma detallada las actividadesde cada puesto.

d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k. Son guías del trabajo a ejecutar.



Un sistema está basado envarios procedimientos interdependientes.



Elaboración



Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:


Definir el contenido:

· Introducción.

· Objetivos.

· Áreas de aplicación.

· Responsables.

· Políticas.

· Descripción de las operaciones.

· Formatos.

·Diagramas de flujo.

· Terminología.




Recopilación de información.
Estudio preliminar de las áreas.
Elaboración de inventario de procedimientos.
Integración de la información.
Análisis de la información.
Graficar los procedimientos.
Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
Implantación y recomendaciones para la simplificación de losprocedimientos.





· Las fuentes de información más comunes son:



Archivos de la empresa.

Directivos, ejecutivos asesores y empleados.





· Los métodos para compilar la información son:



Encuestas.

Investigación documental.

Observación directa.





Recomendaciones generales de presentación



· La presentación es muyimportante, para lo cual hay que considerar:

a. Logotipo.

b. Nombre de la empresa.

c. Lugar y fecha de elaboración.

d. Responsables de la revisión y autorización.

e. Índice con la relación de capítulos que forman el manual.

f. Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.

g. Formatos dehojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.

h. Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

i. Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.





Revisión, aprobación, distribución e implantación



Una vez concluido el documento tiene que ser revisado paraverificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.



El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.





Actualización



Es...