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Evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas
Por Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez Introducción LA PREOCUPACIÓN POR LA CALIDAD en los procesos de automatización de bibliotecas es un tema de creciente interés para los profesionales de la información. En este texto analizaremos la evaluación de la calidad en la automatización de bibliotecas encuanto a tareas de catalogación de fondos bibliográficos, desde el punto de vista de una empresa especializada que, como Abana Sistemas de Información, cuenta con una amplia experiencia en este tipo de servicios. Hace unos años primaban los volcados de información a las bases de datos sin ningún criterio, con el único objetivo de alimentar cuantitativamente el catálogo de la biblioteca. Actualmente,inmersos en los principios de la sociedad del conocimiento, se piensa que el mayor valor reside en la calidad de los datos registrados en la base de datos bibliográfica, que permita ofrecer un mejor servicio al usuario co141

El profesional de la información, vol. 11, nº 2, marzo-abril 2002

Eva María Cerezo López; Beatriz Alonso Cervero; Ana María Gómez Pérez

mo fin primordial decualquier sistema de información. La automatización, por su consumo de esfuerzos y la falta de personal en las bibliotecas, suele delegarse sobre compañías externas al propio centro que forman equipos especializados para la puesta en marcha de proyectos. Es aquí donde juegan un papel importante los responsables bibliotecarios en cuanto a la elección y control de dichas empresas. Causas de baja calidad enlas bases de datos Son productos vivos que exigen un esfuerzo continuo para poder mantener su plena actualización y depuración de errores, causados en su mayoría por: —Las nuevas tecnologías que permiten el volcado de grandes cantidades de información con un escaso proceso de elaboración, conformando bases de datos bibliográficas que pretenden poner en entredicho la necesidad y la validez de lossistemas tradicionales de información, basados en un costoso proceso de análisis documental. —Los cambios en el software documental que derivan en trasvases de información, con las consiguientes pérdidas de datos y errónea distribución de información en los campos marc.

—La inexistencia de un manual de procedimiento común de introducción de datos en los centros de información que permitarecoger toda la casuística surgida para obtener la uniformidad en el proceso. —Los numerosos cambios en los métodos de trabajo, que dificultan la homogeneización en los registros. —La inexperiencia de algunos centros así como la escasa preparación de su personal en procesos de automatización de fondos bibliográficos. Indicadores de calidad Es preciso aplicar los principios de la gestión de calidad en laadministración de bibliotecas, tanto en el diseño y puesta en marcha de nuevos productos documentales, como en la readaptación de los ya existentes a las mejoras que ofrecen las nuevas tecnologías. Y en ambos casos se hace necesario que previamente tengamos claro cuáles son los criterios de calidad que deben perseguirse. adaptación a cambios sociales o tecnológicos. Una fase fundamental es laselección de indicadores que sean pertinentes y significativos, especialmente en aquellos aspectos que sean evaluables y al mismo tiempo con alta incidencia sobre la calidad de las bases de datos. Se podrían esquematizar en los siguientes: 1. Registros bibliográficos. a. Evitar la duplicación de registros en la base de datos. b. Verificar indicadores de codificación de la información. c. Completar yelegir correctamente los campos marc. d. Asignar correctamente los términos de acceso: —autores y entidades, —títulos, La evaluación de los productos documentales incluye también la del análisis documental que los ha creado. No debe ser una tarea que se ejecute al final de la producción, sino que debe integrarse en ella. Ha de servir para prever y evitar los errores, incluso mediante la...