Billing guest folio

RESUMEN CAPÍTULO 10
Billing the Guest Folio (facturación del folio del huésped)

2009. Vallen, Gary K. and Vallen, Jerome J. “Check-In Check-Out: Managing Hotel Operations”. 8va. Edition. Editorial Prentice Hall.

Todo el proceso de la hotelería empieza desde las reservaciones, continúa con la llegada y el registro del huésped y termina cuando se va. Durante su estadía el huésped disfrutade los servicios del hotel. La venta de esos servicios da sentido al hotel, al final se entrega al huésped una cuenta de todos los servicios que compró y es de eso que se trata el capítulo.
El capítulo se trata de:
Venta de servicios:
Los hoteles venden habitaciones, alimentos, bebidas y otros servicios, dependiendo de la clase y el tipo de hotel que sea. Mientras más servicios se ofrecen,más detallado será el sistema de recordkeeping.
Registrando las ventas:
Los hoteles, a diferencia de otras empresas, se relacionan con el cliente de una manera especial. El hotel conoce mucho del huésped: nombre, dirección, teléfono, y el más importante: número de tarjeta de crédito, tener el número de tarjeta permite que el cliente no pague de inmediato los servicios, sino que se vayanregistrando en una cuenta que profesionalmente se le llama folio y se cobren en el momento de su check out.
Preparando el Folio:
El folio es el registro exacto de lo que el huésped debe. Éste está disponible tanto para el huésped como para el hotel. El folio debe ir actualizándose de manera que en el momento en que el huésped se va, pueda pagar la cantidad exacta que debe. Un pequeño error en elfolio podría afectar la experiencia del huésped.
CUENTAS POR COBRAR
Los hoteles, como muchas otras empresas, no reciben un pago inmediato luego de entregar el bien o servicio, sino en el momento en que sea conveniente. Los cargos de los huéspedes se hacen al folio y el cobro se hace hasta después. Durante el periodo de estadía, antes de que el huésped paga tiene una deuda con el hotel, el cual seconsidera como “cuentas por cobrar”.
Tipos de Cuentas por Cobrar
Existen dos tipos de cuentas por cobrar: 1. Huéspedes que están registrados dentro del hotel ocupando una habitación. (Transient guests o huéspedes transitorios) 2. Clientes o empresas no registrados en el hotel y no ocupantes de habitaciones.(city guests o huéspedes de ciudad).
Los huéspedes transitorios, usualmente se conviertenhuéspedes de ciudad, ya que al irse del hotel pagan con una tarjeta de crédito: Visa, Master Card, etc., por lo tanto las compañías de tarjetas de crédito son las que tienen la deuda con el hotel. Dichas compañías no están registradas en el hotel ni ocupan alguna habitación por lo que se consideran huéspedes de ciudad. Ortos ejemplos: agencias de viajes, aerolíneas, agentes del gobierno, etc.
TheLedgers (Los libros de contabilidad)
En un hotel hay muchas cuentas individuales registradas. Se cuenta con miles de huéspedes registrados y miles de folios registrados. Un grupo de folios es llamado ledger.
Los huéspedes transitorios, que cuentan con folios en la recepción, son vistos como un solo record llamado transient ledger (libro de los transitorios). Por su parte, el grupo de loshuéspedes de ciudad se les llama city ledger (libro de huéspedes de ciudad.) Éstos no están registrados en el hotel, un ejemplo es Visa, Master Card, etc.
En la época pre electrónica los folios eran grandes cantidades de papel llenados a mano. Actualmente se almacenan en la computadora. La diferencia entre ambos es el TIEMPO que se toma en llenar a mano o computadora.
El transient ledger: es tambiénconocido por: front office ledger, ya que se ubica en el front office, también se llama guest ledger ya que es únicamente de huéspedes registrados, otro nombre es romos ledger ya que es de las habitaciones.
City Ledger: hay muchas sub categorías del city ledger que se explicarán en el cap. 11. Para referirse al city ledger no existen más nombres que ese. La ubicación de este es en las oficinas...