BIOLOGIA

Siéntase tranquilo cuando maneje muchos datos
noviembre 2012
La administración de grandes cantidades de datos en Excel puede ser difícil si no sabe cómo manejarlos correctamente. Estos consejos* impulsarán su efectividad y lo harán sentirse más tranquilo con cientos de filas y columnas.

1. Inmovilizar paneles
¿Alguna vez se ha sumergido en las profundidades inexploradas de una hoja decálculo de Excel en busca de una celda o valor? El problema común en este caso es que se complica mucho decir a qué categoría pertenece el valor (o en otras palabras cuál es el nombre de la fila y columna que contiene su celda). Entonces, este podría ser el momento oportuno para comenzar a utilizar la opción de Excel llamada “Inmovilizar paneles”. Inmoviliza la fila o columna definida en la pantalla,para que aún pueda desplazar los datos en cualquier dirección. Así es cómo funciona:
Si tiene nombres de datos anidados en la primera fila y desea que estén constantemente en la pantalla, utilice el comando de Excel “Inmovilizar fila superior”. Para esto vaya a Ver --> luego diríjase al área llamada “Ventana” --> Presione “Inmovilizar paneles” y elija “Inmovilizar fila superior”. Desde ahora puededesplazarse hacia abajo hasta la eternidad pero su fila superior con las etiquetas de datos estaría detenida en la parte superior.
Si tiene etiquetas de datos indicadas en su primera columna y desea desplazarse a la derecha para ver más datos, repita los pasos anteriores pero elija “Inmovilizar columna superior” al final. Ahora podría desplazar sus datos a la derecha, pero los nombres de lasfilas en la primera columna estarán siempre disponibles.
¿Y qué sucede si desea inmovilizar simultáneamente la quinta fila y la segunda columna, por ejemplo? ¡Esto también es posible con Excel! Primero, encuentre la intersección de la fila y columna definidas. En este ejemplo es la celda B5 (B es siempre la segunda columna en Excel). Desde esta celda, dé un paso hacia abajo y luego un paso a laderecha. Llegará a la celda C6 que es lo que necesita. Vaya a “Inmovilizar paneles” y elija “Inmovilizar paneles” nuevamente. Ahora tiene un rectángulo inmovilizado, que consta de 2 columnas y 5 filas. Puede desplazare hacia abajo o a la derecha, pero el rectángulo permanecerá en su lugar.
La opción “Inmovilizar paneles” también es muy útil para ingresar datos ya que siempre verá la celda correctacuando necesite anidar un valor.

Una vez que haya terminado de trabajar con sus datos, ¿cómo puede desactivar la opción “Inmovilizar paneles”? Simplemente haga clic en “Inmovilizar paneles” y luego elija “Movilizar paneles”. ¡Así de simple!

2. Ordenamiento de datos en tablas por fila y por columna

Imaginemos que ha creado una tabla en Excel con 6 filas y 8 columnas, la ha completado condatos, le ha dado nombres a las filas y columnas y ahora desea ordenar los datos desde los más pequeños a los más grandes, o viceversa. Asimismo, puede ordenar tanto por fila como por columna. En este caso utilice la opción "Ordenar” de Excel. Le permitirá ordenar sus valores en forma ascendente o descendente; horizontal y verticalmente.
Primero, elija toda la tabla con datos arrastrando el mousedesde la celda superior izquierda hasta la derecha inferior
Vaya a Datos --> encuentre el área Ordenar y filtrar --> Y presione “Ordenar”.
Se abrirá una nueva ventana para ordenar. Ahora supongamos que desea ordenar los datos en forma ascendente en la primera columna. Para esto, marque primero “Mis datos tienen encabezados”. Esto separará las etiquetas de datos de los datos propiamentedichos. Luego presione Opciones y elija “Ordenar de arriba hacia abajo”, debido a que va a ordenar los datos en su columna (por ej. verticalmente). En el campo Orden elija “A a Z” que significa ascendente (Z a A es descendente). Una vez finalizado esto presione “Ordenar por” y elija el nombre de la columna donde desea ordenar. Pulse Aceptar. Ahora verá que los valores en su columna están ordenados...